Change Management Guide – 5 Schritte für erfolgreiches Veränderungsmanagement

WAS IST CHANGE MANAGEMENT?

Change Management ist die Disziplin, die Veränderungen im Verhalten begleitet und unterstützt. Dabei kann es sich um eine Veränderung in den Hard Skills (z.B. neues IT-Tool, veränderter Prozess) oder Soft Skills (z.B. Mindset Veränderung) handeln.

Der Mensch ist ein Gewohnheitstier und kann sich – zum Glück – leicht den Autopiloten einrichten. Es würde uns schlicht zu viel Energie und Zeit kosten, Routinetätigkeiten jedes Mal mit voller Aufmerksamkeit zu erledigen. Stell Dir vor, Du müsstest jeden Morgen Dein Frühstück organisieren wie beim ersten Mal.

Change Management Übersicht

VERÄNDERUNG HEISST ROUTINEN DURCHBRECHE

Wenn wir diesen Autopiloten verändern wollen, müssen wir diese Routinen also unterbrechen und neu justieren. Im Change Management unterstützen und begleiten wir diesen Vorgang. Angefangen bei der Kommunikation einer bevorstehenden Veränderung über das Ausprobieren des Neuen bis zum Monitoring des erfolgreichen Wandels.

VERÄNDERUNG BRAUCHT WIEDERHOLUNG

Wie jeder von uns aus seiner eigenen Vergangenheit weiß, ist verändertes Verhalten nicht über Nacht verankert und zum neuen Autopiloten geworden.
Wer ist noch nicht nach einem Umzug Wochen später mal wieder in den falschen Bus gestiegen oder an der Ampel falsch abgebogen?

Verhalten zu verändern, braucht also Zeit. Und Wiederholung. Da unterscheidet es sich nicht vom Lernen, auch hier sind Wiederholungen wichtig und nötig.
Studien belegen, dass es je nach Komplexität der Veränderung bis zu 90 Tage dauert, bis neues Verhalten zur Routine wird und der Autopilot neu justiert ist.
Daher ist es nicht verwunderlich, dass der an Silvester getroffene Vorsatz nach ein paar Tagen schon wieder verworfen wird. Besonders in den ersten Tagen braucht es viel Erinnerung, Aufmerksamkeit auf die Veränderung und im Idealfall eben auch Unterstützung.
Aber auch nach ein paar Wochen, kostet es noch Energie, morgens daran zu denken, die Sportasche zu packen und abends nicht auf die Couch, sondern ins Fitnessstudio zu gehen.

8 STUFEN MODELL NACH KOTTER FÜR CHANGE MANAGEMENT

Eines der bekanntesten Modelle zur Begleitung von Change Management ist das 8-Stufen Modell von John Kotter. Es ist eine Weiterentwicklung des 3-Phasen-Modells nach Kurt Lewin.
Der Mittelpunkt von Kotter‘s Modell bildet die Kommunikation der Veränderung.
Denn zwei der Hauptprobleme, weshalb Change in Unternehmen nicht gelingt, sind oftmals der Widerstand der Mitarbeiter, sowie das Zurückfallen in alte Gewohnheitsmuster. Bei beiden dieser Probleme ist die richtige Kommunikation entscheidend.

8- Stufen Modell des Change Management nach John Kotter

WANN IST CHANGE MANAGEMENT NOTWENDIG?

Grundsätzlich immer. Natürlich gibt es auch Veränderungen, die uns leichtfallen und begleitendes Change Management hätte irgendwie etwas absurdes. Je komplexer die Veränderung allerdings ist, desto wichtiger wird Change Management. Komplexität wird hier dadurch definiert, wie groß die Veränderung ist und wie lange das „alte“ Verhalten ausgeübt wurde. Wenn ich heute lerne, wie ich Urlaub beantrage, kann ich das morgen problemlos anders machen. Habe ich aber seit fünf Jahren meinen Urlaub immer gleich beantragt, kann der erste Antrag im neuen Mitarbeitendenportal mit dem veränderten Urlaubsantragsprozess schon irritieren und damit mal länger dauern.

VERÄNDERE DAS MINDSET FÜR EIN VERÄNDERTES VERHALTEN

Bedarf es jetzt zum neuen Verhalten auch noch eines verändertes Mindsets – wie aktuell beim Thema agile Führung – kostet es deutlich mehr Energie und Zeit, bis Verhalten geändert und zur Normalität geworden ist. Wenn ich erst lernen muss, meinen Mitarbeitenden zu vertrauen, damit ich aufhören kann alles und jeden zu kontrollieren, hilft allein ein Plakat im Fahrstuhl wenig.

VERÄNDERUNG ENTLANG DER CHANGE KURVE BEGLEITEN

Wichtig ist an dieser Stelle auch, sich über die Phasen der Veränderung bewusst zu sein, die jeder Mensch bei jeder Veränderung durchläuft. Das kann manchmal ganz schnell gehen, wenn das nächstgelegene Treppenhaus wegen Malerarbeiten gesperrt ist und ich einen Umweg gehen muss. Kann aber auch mal sehr lange dauern, wenn es zum Beispiel ein sehr emotionales Thema ist.

Ein Modell zur Veranschaulichung des Veränderungsprozesses ist die Kübler-Ross Kurve. Sie gibt an in welcher emotionalen Phase sich die Betroffenen über den Change Zeitraum befinden.

Die bedarfs- und zielgruppenorientierte Unterstützung ist an dieser Stelle besonders wichtig, da auch bei derselben Veränderung nicht alle Menschen (und ggf. Hierarchieebenen) gleich schnell durch diese Kurve gehen. Sich darüber bewusst zu sein, kann ein starkes Vehikel für Führungskräfte und HR‘ler sein. Die Mehrheit der häufig zitierten 70 % gescheiterter Vorhaben, scheitert im Tal der Tränen. Das muss nicht sein, wenn in jeder Phase die passende Unterstützung angeboten wird.

Change Kurve nach Kübler-Ross

CHANGE MANAGEMENT AUS DER PRAXIS -5 SCHRITTE FÜR NACHHALTIGE VERÄNDERUNG

Besonderen Wert legen wir in unserer Arbeit auf folgende fünf Schritte, um eine nachhaltige und damit erfolgreiche Veränderung zu erreichen.

1. Verständnis erzeugen
2. Akzeptanz durch Partizipation erzeugen
3. Individuelle Lösungen erarbeiten
4. Kommitment erzeugen
5. Change Monitoring etablieren

VERSTÄNDNIS ERZEUGEN

Jeder kennt das, wenn uns erklärt wird, warum sich etwas verändern soll oder sogar muss, können wir die Veränderung viel leichter akzeptieren. Wenn dann sogar noch eine Verbesserung für mich in Aussicht gestellt wird, kann ich die Veränderung sogar befürworten.
Die Digitalisierung des Urlaubsantragprozesses und der damit notwendigen Anpassung meines Verhaltens kann schlicht nerven und mich bei jedem Antrag schimpfen lassen. Wenn mir allerdings erklärt wird, dass damit mein Resturlaub automatisch ermittelt wird und die Freigabe durch die Vorgesetzte deutlich schneller ermöglicht wird, kann ich den nächsten Antrag vielleicht schon wieder genießen. Auch ohne Papier und Unterschrift.

Aus der Praxis:

Unserer Erfahrung nach hilft hier vor allem kommunizieren, kommunizieren, kommunizieren. Dabei ist zu beachten, wer wann welche Informationen braucht und die Hierarchie nicht zu ignorieren. Nachvollziehbarerweise sind Führungskräfte selten begeistert, wenn ihre Mitarbeitenden bereits Informationen über ein Projekt bekommen, von dem die Führungskraft selbst noch nichts weiß. Auch große Kick-Off Veranstaltungen eigenen sich hier gut, da direkt Fragen und Bedürfnisse geäußert und aufgenommen werden können.

In der Führungsentwicklung setzen wir an dieser Stelle Gamification ein. Die Teilnehmenden erleben verschiedene Führungsstile und in der anschließenden Reflexion kommt dann in der Regel die Erkenntnis, dass eine veränderte Führung zielführender und reibungsärmer sein kann.

AKZEPTANZ DURCH PARTIZIPATION ERZEUGEN

Dürften wir beim neuen Urlaubsantrag von Anfang an mitsprechen, und könnten so beispielsweise die Maske zur Eingabe mitgestalten (Reihenfolge der Felder, was wird automatisch vorbefüllt, etc.) kann ich die Veränderung nicht nur schneller akzeptieren, sondern sogar zu meiner Veränderung machen. So kann ich zum Testimonial der Veränderung werden und in der Organisation für den Sinn und die Notwendigkeit dieser Veränderung werben – siehe 1.

Aus der Praxis:

Je nach Größe der Organisation und des Kreises der Betroffenen gibt es hier verschiedene Formate, um Betroffene zu Beteiligten zu machen. Wir arbeiten hier gerne mit Change Agents, die die Einbindung der Mitarbeitenden in ihrem Bereich/Team übernehmen und ein direkter Rückkanal in das Projekt sein können. In diesem Schritt ist es wichtig, noch offen für Vorschläge und Kritik zu sein. Dann fällt der nächste Schritt deutlich leichter.

INDIVIDUELLE LÖSUNGEN ERARBEITEN

Durch die inhaltliche Gestaltung des neuen Prozesses, entstehen individuelle Lösungen, nicht immer für jeden Einzelnen, aber für die Organisation. Es ist nachvollziehbar, dass der Urlaubsantrag in einem Konzern mit 10.000 Mitarbeitenden anders gestaltet werden muss als bei einem 20 Personen Start Up. Bekommen wir aber den für uns passenden Prozess entsteht eine Lösung, die auf breitere Akzeptanz stößt, als ein von außen übergestülpter Prozess, der sich irgendwie nie rund anfühlt.

Aus der Praxis:

Durch Schritt 2 haben wir bereits viel Input bekommen. Das Projekt muss diesen nutzen und in die fachliche Konzeption einfließen lassen. Das kann mit Workshops mit den Change Agents aber auch Key Usern erreicht werden. Im agilen Sinne testen wir die Lösungen, um mitzubekommen, inwieweit die Bedürfnisse der Betroffenen bereits erfüllt wurden.

Auch hier setzen wir gerne Gamification ein. Damit kann sowohl das Problem abstrakt erlebt werden als auch der Lösungsraum geöffnet werden. Lösungen, die im Spiel erdacht wurden und funktionieren, lassen sich meist unkompliziert auf reale Probleme adaptieren. Durch das Spielen bekommen die Teilnehmenden Zugang zu ihrer Kreativität und es kommen ganz andere Lösungen zustande, als rein rational und theoretisch darüber nachzudenken.

KOMMITMENT ERZEUGEN

Wer die ersten Schritte ernsthaft umgesetzt hat, bekommt das Kommitment fast von selbst. Wer freut sich nicht über einen digitalisierten Urlaubsantrag, der die eigenen Anforderungen erfüllt? Werden dann im ersten Schritt noch die Vorteile für jede Einzelne (Zeitersparnis) und die Organisation (Kostenersparnis) transparent gemacht, gibt es kaum noch Diskussionen über die Notwendigkeit. Und nach Einführung wird es auch kaum Workarounds oder Verweigerer geben. Dennoch kann es wichtig sein, dieses Kommitment explizit einzuholen. Wenn es zum Beispiel um die Art der Zusammenarbeit in Teams geht ist ein gemeinsames Kommitment sehr wichtig. Bei einem Rückfall zu altem Verhalten kann dies so angesprochen und das neue Verhalten eingefordert werden.

Aus der Praxis:

Wenn wir mit Teams ihre Zusammenarbeit gestalten, ist das gemeinsame Kommitment einer der letzten (und wichtigsten) Punkte der Agenda. Hier kommen gegebenenfalls unterschiedliche Ansätze zur Entscheidungsfindung zum Einsatz. Meist soll jeder Teilnehmende uneingeschränkt zustimmen. Manchmal ist das aber nicht in allen Punkten möglich und nötig. Dann kann ein Konsent reichen. Das heißt, dass niemand mehr dagegen ist.

CHANGE MONITORING ETABLIEREN

Mit dem Abschluss des Projektes zur Digitalisierung des Urlaubsantrags ist das Change Management aber noch nicht zu Ende, da sehr wahrscheinlich noch nicht alle Mitarbeitenden die Change Kurve abgeschlossen haben. Wie eingangs erwähnt, kann eine Verhaltensveränderung sehr lange dauern. In diesem Beispiel ist es leicht, ein Rückfall zu altem Verhalten zu verhindern, in dem zum Beispiel das Antragsformular nicht mehr als pdf oder in Papier verfügbar ist. Bei der Veränderung des eigenen Führungsstils ist das schon schwieriger.

Aus der Praxis:

In dieser Phase nutzen wir unterschiedliche Feedbackformate (z.B. Befragungen, Workshops), beobachten die vorher definierten KPIs, an denen man die erfolgreiche Veränderung messen kann, nutzen weiterhin die Change Agents, um die Stimmungslage zu ermitteln und bieten weiter Unterstützung für eine nachhaltige Veränderung an. Wie lange das sinnvoll und nötig ist, hängt sehr von der Komplexität der Veränderung ab. Beim digitalisierten Urlaubsantrag ist das Change Monitoring deutlich kürzer als bei dem Roll-out eines neuen Führungsleitbildes.

FAZIT

Erfolgreiches Change Management ist also gar nicht so schwer und erleichtert allen Beteiligten den Umgang mit Veränderungen. Denn nicht nur für die Betroffenen wird es damit weniger aufreibend, auch für das Projekt wird das Leben dadurch sehr viel leichter. Wir alle kennen ja die Widerstände gegen Veränderungen, die für die Initiatoren der Veränderung häufig nicht nachvollziehbar sind. Mit mal kleineren mal größeren Aktionen kann Verhalten also nachhaltig verändert werden. Wie für jede betriebliche Disziplin gibt es auch dafür Experten, die Projekte begleiten und somit zu deren Erfolg beitragen.

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Über den Autor
Alexander Straub ist Gründer und Geschäftsführer der changefication GmbH. In fast 20 Jahren Beratererfahrung war es ihm immer wichtig, Veränderungen so zu gestalten, dass sie von den Betroffenen angenommen und gestaltet werden können. Dabei spielt es keine Rolle, ob es um ein neues IT System, eine Reorganisation oder ein neues Führungsleitbild geht. Schon während des Studiums der Wirtschaftswissenschaften hat Alexander Straub bereits als selbstständiger Berater gearbeitet und anschließend auch in verschiedene Beratungen mitgewirkt. Dabei hat er seine Leidenschaft für Gamification entdeckt und integriert dies nun in den Beratungsansatz bei der changefication GmbH.