Guide: Strategisches Kompetenz- und Skill Management

WAS IST SKILL MANAGEMENT? (DEFINITION)

Skill Management bedeutet das Verwalten der Fähigkeiten von Mitarbeitern. Die HR-Abteilung setzt es ein, um Mitarbeiterinnen* ihren Fähigkeiten entsprechend gezielt im Unternehmen einzusetzen. Hierbei spielt auch die Weiterentwicklung dieser Skills eine große Rolle.
Das Ziel von Skill Management ist es, die individuellen Fähigkeiten eines jeden Mitarbeiters zu fördern und in der bestmöglichen Position voll auszuschöpfen. Dies ist nicht nur für den Erfolg des Unternehmens von Vorteil, sondern trägt auch zur Zufriedenheit des einzelnen Mitarbeiters bei.

Definition Skill
Das Wort Skill kommt aus dem Englischen und bedeutet direkt übersetzt Fähigkeit oder Fertigkeit. Dies zielt vor allem auf die Fähigkeiten von Mitarbeitern ab und kann daher auch mit Kompetenz übersetzt werden. Im englischsprachigen Raum unterscheidet man zudem zwischen sogenannten soft skills und hard skills. Soft Skills sind soziale Kompetenzen wie Teamfähigkeit, Kommunikationsfähigkeit oder persönliche Stärken.
Hard Skills hingegen beziehen sich auf technische Kompetenzen und Fachwissen und sind objektiv messbar. Im Skill Management spielen beide dieser Fertigkeitstypen eine Rolle. Jedoch ist im Zuge der Digitalisierung im letzten Jahr vermehrt der Fokus auf die hard skills gerückt.

WAS IST DER UNTERSCHIED ZWISCHEN SKILL- UND KOMPETENZMANAGEMENT?

Beide dieser Begriffe klingen recht ähnlich und beschreiben mitunter dasselbe. Der Unterschied liegt in diesem Fall im Detail und darf bei der strategischen Planung des Personals nicht außer Acht gelassen werden.
Kompetenzmanagement meint „den systematischen, an den übergeordneten Unternehmenszielen orientierten Umgang mit der Kompetenz des Unternehmens“. Es bewegt sich in diesem Fall auf der strategischen Ebene der Unternehmensführung und hat folgende Aufgaben:

• Identifizierung der benötigten Kernkompetenzen
• Erarbeiten von Kompetenzprofilen
• Verbinden von Kompetenzressourcen mit den strategischen Unternehmenszielen

Skill Management wiederum bewegt sich auf der Ebene der Personalauswahl, Personalentwicklung und dem Einsatz des Personals auf verschiedenen Positionen. Demnach sind die Aufgabenbereiche von Skill Management:

• Erfassen der Fähigkeiten der Mitarbeiter
• Suche nach Mitarbeitern die diese Fähigkeiten mitbringen
• Gezielte Weiterbildungsmaßnahmen
• Lückenanalyse zwischen vorhandenen und benötigten Fähigkeiten

Hier eine konkrete Schritt-für-Schritt Anleitung zu den Aufgabenbereichen.

VORTEILE VON SKILL MANAGEMENT

Warum braucht es Skill Management? Das strategische Einsetzen von Kompetenzen kann sich positiv auf mehrere Bereiche und auch Initiativen eines Unternehmens auswirken.

• Unterstützung von D&I Initiativen
  Durch das Rekrutieren neuer Mitarbeiterinnen auf Basis von Kompetenzen wird Diversität in Unternehmen gefördert. Menschen mit unterschiedlichen Hintergründen und Erfahrungen haben die Chance auf Grund ihres individuellen Fähigkeiten Profils für einen Job angestellt zu werden. Mittlerweile gibt es zahlreiche KI basierte HR-Softwares, die dieses Matching rein auf Basis der Kompetenzen unterstützen.
• Teamerfolge und -produktivität
  Eine Zusammenstellung eines Projektteams beispielsweise auf Grundlage dessen Fähigkeiten kann Teams erfolgreicher machen. Die Teammitglieder ergänzen sich besser untereinander und können die Aufgaben basierends auf den jeweiligen Kompetenz verteilen. Dies führt schlussendlich nicht nur zu einem größeren Teamerfolg, sondern auch zu guter Stimmung unter den Kollegen.
• Mitarbeiterzufriedenheit
  Den eigenen Mitarbeiter:innen die Chance zu geben die eigenen Fähigkeiten voll auszuschöpfen und sich weiterzubilden sollte im Interesse eines jeden Unternehmens sein. Denn so wird das Gefühl auf der Stelle zu treten vorgebeugt und die Wertschätzung seitens des Arbeitgebers gezeigt. Die Vorteile zufriedener Mitarbeiter sind im Umkehrschluss zahlreich.
• Kosteneinsparung
  Fluktuation und innere Kündigungen sind mitunter einer der größten Kostentreiber im HR-Bereich. Dicht gefolgt von den Kosten für Recruiting und Einarbeitung. Skill Management kann helfen diese Kosten zu verringern. Durch die Besetzung von Stellen mit vorhandenen Mitarbeitern werden Recruiting kosten verhindert. Und die Steigerung der Mitarbeiterzufriedenheit durch Weiterbildung lässt die Anzahl der Kündigungen sinken.

GUIDE: BESTANDTEILE EINES ERFOLGREICHEN KOMPETENZ- UND SKILL MANAGEMENTS

Wie bereits aufgezeigt, betrifft Kompetenzmanagement die strategische Ebene, während sich Skill Management eher operativ in der Personalabteilung abspielt.
Um beide erfolgreich und nahtlos miteinander in Einklang zu bringen, sollte am Anfang jedoch immer zuerst auf der strategischen Ebene agiert werden.
Hier eine konkrete Anleitung wie Kompetenz- und Skill Management gelingt:

STRATEGISCHE EBENE (GESCHÄFTSFÜHRUNG)

• Aus den strategischen Unternehmenszielen ergibt sich eine gewisse Anforderung an die zukünftig benötigten Kompetenzen der Mitarbeiter. Diese können beispielsweise bestimmte (neue) Abteilungen betreffen oder große, strategisch relevante Projekte
• Im nächsten Schritt erarbeiten die Abteilungsleiter die sich daraus ergebenden Kompetenzprofile. Falls wichtige Projekte anstehen, die für den Erfolg des Unternehmens ausschlaggebend sind, ist es hierbei hilfreich diese Kompetenzprofile dementsprechend zu priorisieren
• Die Kompetenzprofile werden nun in einem Kompetenzenkatalog zusammengefasst und an die Personalabteilung übergeben

OPERATIVE EBENE (PERSONALABTEILUNG)

• Die Personalabteilung gleicht nun diesen Kompetenzenkatalog mit den vorhandenen Mitarbeiterprofilen ab. Jedoch muss hierbei vorausgesetzt sein, dass es angelegte Profile der Belegschaft und deren Kernkompetenzen gibt
• Mit Hilfe dieser Lückenanalyse kann die Personalabteilung ermitteln, ob ein benötigtes Kompetenzprofil bereits vorhanden ist, oder ob Bedarf für weiteres Recruiting besteht
• Finden sich Mitarbeiter, die den Anforderungen entsprechen, können die HR-Manager nun ermitteln, ob ein Weiterbildungsbedarf besteht. Dies geschieht idealerweise im Gespräch mit dem jeweiligen Mitarbeiter
• Der letzte operative Schritt ist die Überprüfung des Weiterbildungserfolgs: Hat sich der Mitarbeiter dementsprechend entwickelt und passt nun auf das benötigte Kompetenzprofil?

Bestansteile eines erfolgreichen Skill Managements (Strategische und operative Ebene)

HILFREICHE TIPPS & TOOLS BEI DER AUSFÜHRUNG

Die Bestandteile erfolgreichen Kompetenz- und Skill Managements können auf den ersten Blick nach sehr viel Arbeit aussehen. Deshalb hier nun unsere Tipps, wie dieses auf jeden Fall gelingt und welche Helferlein hierbei unterstützen.

TIPP 1: RICHTIGE BASIS SCHAFFEN

Voraussetzung für eine Lückenanalyse ist, dass Mitarbeiter mit bestimmten Kompetenzprofilen gekennzeichnet sind. Deshalb sollte die Personalabteilung solche Profile für jeden Mitarbeiter anlegen.

Bei großen Betrieben, die dieses Konzept bisher noch nicht nutzen, mag das sehr zeitaufwendig sein, lohnt sich jedoch auf längere Sicht. Wird ein Mitarbeiter neu eingestellt, sollte die Erstellung eines Kompetenzprofils klarer Bestandteil der Abläufe in der Personalabteilung sein.

TIPP 2: SKILL MATRIX

Eine Skill Matrix ist eine tabellarische Übersicht der Fähigkeiten und Kompetenzen von Mitarbeiter:innen und Teams. Diesen Kompetenzen kann die Personalabteilung in Absprache mit den Abteilungsleitern oder Teamchefs einen konkreten Wert zwischen 0-10 zuordnen.
Doch hierbei geht es nicht darum, die Mitarbeiter zu bewerten! Die Skill Matrix soll ein nützliches Tool sein, um Teams leistungsstark und sich ergänzend aufzustellen, sowie Weiterbildungsmöglichkeiten ersichtlich zu machen.

Eine Skill Matrix ist demnach ein sehr hilfreiches Tool, um strategisches Skill Management und somit auch Kompetenzentwicklung in Unternehmen voranzutreiben.

Hier eine ausführliche Anleitung mit Beispielen zur Erstellung, sowie Skill Matrix Vorlagen.

TIPP 3: SKILL MANAGEMENT SOFTWARE

Alternativ zu manuell erstellten Kompetenzprofilen und Skill Matrizen, gibt es auch unterstützende Software.

Je nach Anbieter hat die Personalabteilung hier eine gute Übersicht über die Kompetenzen jedes Einzelnen und über die des kompletten Teams. Die Kompetenzprofile, die sich aus der strategischen Ebene ergeben, können hier direkt erstellt werden. Im nächsten Schritt prüft das Tool, ob bestehende Mitarbeiter die Anforderungen an das Profil mitbringen oder ob rekrutiert werden muss.

Die Auswahl einer solchen Software sollte auf Basis jeder HR-Software geschehen, die in Unternehmen bereits vorhanden ist. Einige Tools bieten die Funktion des Skill Managements als Add-On zum bestehenden System an. Das spart der Personalabteilung nicht nur Aufwand, sondern auch Geld.

FAZIT: SKILL MANAGEMENT ALS HR TREND 2022

Skill Management wird aufgrund von Fachkräftemangel in den nächsten Jahren ein immer prominenteres Thema im HR-Umfeld werden. Wird dieses im Unternehmen richtig angegangen und strategisch fundiert, bietet es einen großen Vorteil. Neben der Möglichkeit Kosten einzusparen, sind auch die Steigerung von Mitarbeiterzufriedenheit und D&I Initiativen hierbei wichtig zu erwähnen.

Des Weiteren kann Skill Management und die daraus resultierende erhöhte Teamproduktivität den Erfolg des Unternehmens fördern. Auch wenn Skill Management in der Implementierungsphase viel Arbeit benötigt, gibt es hilfreiche Tipps, um diese zu erleichtern.
Zusammenfassend kann gesagt werden, dass es ein Thema ist, dem keine HR-Abteilung künftig mehr entfliehen kann und definitiv zu den HR Trends 2022 gehört.

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Aus Gründen der Lesbarkeit wurde im Text abwechselnd die männliche und weibliche Form gewählt, nichtsdestoweniger beziehen sich die Angaben immer auf Angehörige beider Geschlechter