Onboarding Prozess: Wie Human Resources Abteilungen eine klare Struktur schaffen

WARUM BRAUCHEN UNTERNEHMEN EINEN ONBOARDING-PROZESS?

Wenn eine neue Mitarbeiterin schnell integriert wird und sich zügig in ihre Aufgaben einarbeitet, ist das oft bereits die halbe Miete für die langfristige Mitarbeiterbindung. Zudem erreichen die Mitarbeiter ihre Ziele deutlich schneller, was ihnen ein Gefühl des Erfolges gibt. 

Die andere Hälfte der Miete ist jedoch wo ganz anders versteckt: Spaß und informelles Kennenlernen bei der Einarbeitung ist wichtig, damit sich die Neuen auch langfristig im Unternehmen wohlfühlen. 

Wie wichtig diese Phase der Einarbeitung ist, zeigen Studien immer wieder auf: Demnach scheitert jedes fünfte Arbeitsverhältnis bereits in der Probezeit. In einigen Fällen tritt die neue Kollegin die Stelle nicht einmal an.  

Da neue Mitarbeiter erst nach 6-12 Monaten voll produktiv sind, hat das Unternehmen nicht von der vollen Produktivität diese Mitarbeiterin profitiert, bevor sie das Unternehmen verlassen. 

Das ist ärgerlich für das Unternehmen und die Kollegen, die zusätzliche Arbeit übernehmen müssen. Auch in Hinsicht auf die Recruitingkosten sollten solche Szenarien  mit einem guten Onboarding Konzept vorgebeugt werden.  

Daher sind gerade die ersten Wochen und Monate ausschlaggebend dafür, ob die Anstellung sowohl für den Arbeitgeber als auch die Arbeitnehmerin zum Erfolg werden. 
Werden sie von Anfang an in das Team integriert und fühlen sich wohl, bauen sie bereits eine Bindung zu Unternehmen auf. Die Gefahr, dass sie das den Job kündigen sinkt. 

WAS SIND DIE AUFGABEN UND ZIELE VON ONBOARDING?

Aufgabe und gleichzeitig Ziel des Onboardings ist es, die Mitarbeiterin nicht nur gut auf ihre Aufgabengebiete vorzubereiten, sondern auch die dafür benötigten Ressourcen zur Verfügung zu stellen. Dabei kann es sich um praktische Informationen und Schulungen handeln oder darum, neue Mitarbeiter mit den richtigen Kollegen zu vernetzen. 

Desweiteren dient das Onboarding neuer Mitarbeiterinnen dazu, diese in die Firmenkultur zu integrieren. Der zwischenmenschliche „Wohlfühl“ Aspekt sollte auf keinen Fall vernachlässigt werden. Denn laut Haufe kündigt jeder vierte Mitarbeiter innerhalb des ersten Jahres, weil er sich nicht mit der Unternehmenskultur identifizieren kann.  

Um diese Fluktuation zu vermeiden, sollte neben den alltäglichen praktischen Anforderungen auch die kulturelle Integration in den Onboarding-Prozess aufgenommen werden. 

WIE LAUTET DIE DEFINITION UND WOHER STAMMT DER BEGRIFF?

Onboarding, kurz für „taking on board“, lässt sich definieren als „An-Bord-Nehmen“ eines neuen Mitarbeiters. Die Bedeutung des Onboardings ist vor allem angesichts des zunehmenden Fachkräftemangels und der steigenden Mobilität in den letzten Jahren stetig gestiegen.

Der Begriff des Onboardings ist auch im Deutschsprachigen Raum mittlerweile sehr beliebt und wird in vielen Unternehmen bereits anstelle von “Einarbeitung” benutzt.

WAS IST EIN GUTER ONBOARDING PROZESS?

Wichtig ist ein umfassendes und strukturiertes Konzept, das der neuen Mitarbeiterin das Ankommen erleichtert. Denn die Onboarding Journey umfasst nicht nur die Einarbeitung, sondern darüber hinaus die Eingliederung des neuen Kollegen in das Unternehmen in und die Unternehmenskultur. 

Mitarbeiter, die von positiven Erfahrungen berichten, erwähnen die Klarheit und spürbare Mühe des Prozesses und freuen sich über die Freundlichkeit und das hohe Engagement aller Beteiligten. Sie schließen die Erfahrung mit dem Gefühl ab, gut geschult und auf ihre neue Herausforderung vorbereitet zu sein. 

Im Gegensatz dazu sind neue Mitarbeiterinnen enttäuscht, wenn der Prozess unklar oder verwirrend, langweilig und chaotisch ist. Am Ende der Einarbeitungszeit fühlen sich viele nicht ausreichend geschult und auf ihre täglichen Aufgaben vorbereitet.  Bis zu 80 % der unzufriedenen neuen Mitarbeiter erwägen daher, das Unternehmen baldmöglichst wieder zu verlassen. 

Spannend: Laut der Studie „Meaning of Work“ 2020 der globalen Jobseite Indeed ist Mitarbeiterinnen in Deutschland ein gutes Betriebsklima (59 %) wichtiger als Gehalt, Prämien oder Bonuszahlungen (54 %). 

WIE LANGE DAUERT EIN ONBOARDING?

Das Onboarding neuer Kollegen beginnt offiziell mit der Unterzeichnung des Arbeitsvertrags und endet mit der Probezeit. Diese beträgt in der Regel sechs Monate. Um neue Mitarbeiterinnen nicht unter Druck zu setzen, sollte die Einarbeitungszeit offiziell besprochen werden. Ein Einarbeitungsplan ist hierbei sehr hilfreich, da dieser nicht nur dem Unternehmen, sondern auch neuen Kollegen eine klare Struktur und Übersicht bietet. 

Vorzugsweise sollte der Vorgesetzte des neuen Mitarbeiters diesen Plan in gemeinsamer Absprache erstellen. Auf diese Weise kann er an den Erfahrungsstand und die Komplexität bestimmter Aufgaben angepasst werden. Diese Absprache kann auch die Festlegung von Kennzahlen (KPIs) beinhalten, die in den ersten Wochen, Monaten und Jahren erreicht werden sollen. 

WER IST FÜR OPTIMALE ONBOARDING PROZESSE VERANTWORTLICH?

Federführend ist – wie bei allen Personal- und Talent Management-Themen – die Human Resources Abteilung. Sie muss nicht nur im Einzelfall dafür Sorge tragen, dass jede neue Mitarbeiterin optimal „ongeboardet“ wird. Ihre Aufgabe ist es auch, im Rahmen des Talent Managements entsprechende Einarbeitungspläne zu entwickeln und Strukturen zu lancieren. 

In der operativen Umsetzung kommt es auf eine enge Zusammenarbeit zwischen Fachabteilungen und HR-Abteilung an: Die Aufgaben zwischen fachlichen Vorgesetzten und dem Betreuer in der Personalabteilung müssen im Hinblick auf jeden neuen Mitarbeiter klar zugewiesen sein. 

Während eines Onboarding-Prozesses müssen viele verschiedene Abteilungen eng zusammenarbeiten. Die zuständige Mitarbeiterin der Personalabteilung muss sich zunächst mit dem Vorgesetzten des neuen Mitarbeiters, aber auch mit der IT-Abteilung, der Finanzabteilung und der Büroverwaltung in Verbindung setzen, um sicherzustellen, dass der neue Mitarbeiter alles hat, was er braucht. 

ONBOARDING PROZESS CHECKLISTE: 6 TYPISCHE FEHLER

Es gibt einige Beschwerden über das Onboarding, die immer wieder auftauchen.

Diese Liste enthält die sechs häufigsten Fehler: 

• Verzögerte Abwicklung von Vertragsmodalitäten: Die neue Kollegin erhält ihren Arbeitsvertrag bzw. andere wichtige Unterlagen nicht oder nicht rechtzeitig. Im Zweifel erhält sie selbst auf Nachfrage keine zielführenden Informationen. Demnach ist es kein Wunder, wenn sie schon nach kurzer Zeit das Vertrauen in ihren neuen Arbeitgeber verliert.
• Keine Kommunikation: Der Mitarbeiter fühlt sich vor dem Start alleingelassen im Hinblick auf die Vorbereitung für den neuen Job. Oder er erhält zu Beginn der Arbeit keine ausreichende Einführung. Vielleicht weiß er nicht einmal genau, wer seine Ansprechpartner für bestimmte Fragen sind. Unter Umständen macht sich schon nach kurzer Zeit eine gewisse Resignation breit.  
• Wenig Kontakt mit Kolleginnen: Gute Touch Points mit den Kollegen gehören zu dem, was sich neue Mitarbeiterinnen am meisten wünschen. Falls diese – auch angesichts zunehmenden remote Arbeitens – nicht vorhanden sind, hat das oft immense Auswirkungen auf die Motivation. Aber nicht nur das: Ohne den Austausch mit anderen fehlen wichtige Informationen, die für die Arbeit wichtig wären. Und dafür, dass der neue Angestellte seine Aufgaben erfüllen kann.
• Kein Einarbeitungsplan vorhanden: Wenn die Einarbeitung unstrukturiert verläuft, ist das Risiko hoch, dass wichtige Themen und Learnings vergessen werden.
• Keine Klärung von Zielen: Weiß die neue Mitarbeiterin nicht genau, was von ihr erwartet wird, hat das gleich zwei negative Auswirkungen. Zum einen kann sie die Ziele kaum erreichen. Zum anderen hängt sie in der Luft und verliert schnell die Lust an der neuen Arbeitsstelle.
• Fehlendes Feedback: Regelmäßige Rückmeldungen geben Orientierung – und zwar in beide Richtungen. Fehlen sie, kommt schnell das Gefühl auf, nicht am richtigen Platz zu sein. Daher ist zu empfehlen, sowohl regelmäßige Feedbacks vom neuen Mitarbeiter einzuholen als auch, ihm diese zu geben. 

WIE VERLÄUFT DIE EINARBEITUNG NEUER MITARBEITER? DIE DREI ONBOARDING-PHASEN

Beim Entwurf eines Einarbeitungsplans macht es durchaus Sinn, diesen in unterschiedliche Phasen einzuteilen. Zunächst startet der neue Kollege mit dem Preboarding, danach geht es in die Startphase und weiter in die Einarbeitungsphase. Somit wird die Einarbeitung nicht nur für neue Kollegin einfacher und strukturierter, sondern kann von HR immer wieder als Vorlage für weitere neue Mitarbeiter verwendet werden.

Hier ein Beispiel wie der Onboarding Prozess in drei Phasen aussehen könnte: 

1. PREBOARDING – VOR DEM ERSTEN ARBEITSTAG:

Die zeitnahe Übersendung des Arbeitsvertrags und anderer wichtiger Unterlagen sollte selbstverständlich sein. Doch Human Resources Abteilungen können im Verbund mit der Fachabteilung noch mehr tun.

Der Neue sollte einen persönlichen Ansprechpartner in HR haben, den er jederzeit kontaktieren kann. 

Er macht sich vielleicht Gedanken über Kleinigkeiten, z. B. wie er an seinem ersten Tag ins Büro kommt, wo er parken kann und wann er ankommen soll. Ein klarer Zeitplan kann helfen, einige dieser Sorgen zu zerstreuen. 

Wenn Materialien zum Unternehmen und zur Tätigkeit schon vorab zur Verfügung gestellt werden, unterstützt das die Vorbereitung. Leitfäden, Infos über Abläufe, Themen und Projekte helfen, schon mit Vorwissen zu starten. Neue Mitarbeiterinnen sollten auch wissen, wer für die Einrichtung ihres Arbeitsbereichs und den IT-Zugang verantwortlich ist, damit sie sich bei Problemen gleich am ersten Tag an ihn wenden können. All diese Informationen werden dazu beitragen, dass sie sich bei ihrer Ankunft sofort zurechtfinden.

Einige Unternehmen ermutigen sogar die zukünftigen Kollegen eine neuen Mitarbeiterin, sich direkt mit ihr in Verbindung zu setzen, bevor er seine Arbeit aufnimmt. Sie könnten anbieten, sich auf einen schnellen virtuellen Kaffee zu treffen, um Hallo zu sagen und alle Fragen des neuen Mitarbeiters zu beantworten. Dies hilft der neuen Mitarbeiterin, sich verbunden und willkommen zu fühlen, und stellt sicher, dass er vom ersten Tag an ein paar freundliche Gesichter kennt. 

Die Unternehmenskultur und die Werte des Unternehmens zu vermitteln, beginnt schon in der Bewerbungsphase. Dies gilt es hier durch entsprechende Kommunikation weiterzuführen. 

2. STARTPHASE – DIE ERSTEN ARBEITSTAGE:

Gerade die ersten Tage entscheiden oft schon über den langfristigen Erfolg der Zusammenarbeit. Dabei kann der Arbeitgeber einiges tun: 

• Offizielle Begrüßung der neuen Mitarbeiterinnen. Dies hilft dem neuen Mitarbeiter, seine Rolle in Bezug auf die anderen Teammitglieder zu verstehen, und trägt dazu bei, dass er sich schnell einlebt. Wenn er in einem Büro arbeiten wird, ist es auch wichtig, dass er die anderen Kolleginnen vor Ort kennen lernt. Eine Führung durch das Gebäude, bei der die wichtigsten Mitarbeiter vorgestellt werden, ist ein guter Anfang.
• Damit die neue Kollegin gleich ein gutes Gefühl gewinnt, sollte der Chef sich Zeit nehmen, um die wichtigsten Eckpunkte zu klären. Dazu gehört es auch, gegenseitige Erwartungen abzuklären.
• Wenn das Unternehmen nicht bereits in der Preboardingphase ein Willkommenspaket verschickt hat, könnte es bei der Ankunft des neuen Mitarbeiters zur Abholung bereitliegen. Dies kann Folgendes beinhalten:
  • Schlüssel und/oder Mitarbeiterausweis
  • Unterlagen zum Unternehmen
  • Visitenkarten
  • Infos zu Mitarbeiterangeboten wie Kantine
  • Logistische Einweisungen, etwa für den Parkplatz und für Arbeitsmittel
  • Strukturiertem Einarbeitungsplan

Um Vernetzung auch über den Standort hinaus zu ermöglichen, eignen sich virtuelle Meetings. Interne soziale Netzwerke können ebenso beim Kontaktaufbau helfen wie Plattformen zur randomisierten Vernetzung („Blind Dates zwischen Kollegen“). 

Unser Tipp: Mit Mystery Coffee vernetzen sich neue Kollegen in der virtuellen Kaffeeküche mit „alten Hasen“. Die Angestellten werden einander „per Zufallsprinzip“ zugelost. Der Onboarding-Prozess wird deutlich erleichtert.

3. EINARBEITUNG – DIE ERSTEN SECHS MONATE:

Der neue Mitarbeiter soll das Unternehmen sukzessive besser kennenlernen und in seine Aufgaben hineinwachsen. Der Einarbeitungsplan sollte so gestaltet sein, dass dies im Laufe der Zeit in einem angemessenen Tempo geschehen kann. Außerdem sollte er auf jede Rolle und die eingestellte Person zugeschnitten sein. 

Einführungsveranstaltungen, Schulungen, Seminare und persönliche Treffen bilden den Kern jeder Onboarding-Erfahrung. Diese werden jedoch in der Regel nach den ersten Wochen eingestellt. Das Onboarding endet oft unauffällig und informell. Der Abschluss dieser Phase sollte jedoch deutlich anerkannt und gefeiert werden. 

Gegenseitiges Feedback 

Ein erstes Feedbackgespräch erfolgt bereits in den ersten Wochen. Weitere folgen in regelmäßigen Abständen, zum Beispiel monatlich, in beide Richtungen. Wenn etwas nicht passen sollte, wird es offen angesprochen, um Lösungen zu finden. Dabei stehen sowohl fachliche Fragen als auch das Wohlbefinden des Kollegen auf der Agenda. Falls Ressourcen gefehlt haben, sollte man dies der Personalabteilung mitteilen, damit sie in Zukunft für neue Mitarbeiterinnen verbessert werden kann. 

Diese Treffen sollten in den ersten sechs Monaten regelmäßig stattfinden, und zwar in einem Rhythmus, der für das Unternehmen sinnvoll ist. Die Personalabteilung muss vielleicht nur zweimal mit eine neue Mitarbeiterin sprechen, bevor das Onboarding offiziell abgeschlossen ist, aber ein direkter Vorgesetzter möchte sich vielleicht wöchentlich oder alle zwei Wochen melden. 

Bei diesen Treffen sollte man immer wieder auf die KPIs und Ziele zurückkommen, auf die man sich in der ersten Woche geeinigt hat. Wenn diese Ziele übertroffen wurden, sollten neue Ziele gesetzt werden, die etwas weiter in die Zukunft reichen. 

Diese Gespräche sollten auch dazu genutzt werden, die mittel- und langfristigen Entwicklungs- und Karriereaussichten des neuen Mitarbeiters zu besprechen. Es kann sein, dass die Vorgesetzte festgestellt hat, dass die Person über mehr Potenzial verfügt als ursprünglich angenommen und früher als erwartet befördert werden kann.  

Vielleicht hat er aber auch Lücken im Wissen oder in der Erfahrung festgestellt, die vor einem weiteren Aufstieg geschlossen werden müssen. In jedem Fall stellt ein offenes Gespräch sicher, dass der Mitarbeiter genau weiß, was von ihm erwartet wird, und dass er einen ungefähren Zeitrahmen hat. 

Erfolge feiern 

Oft endet die Probezeit, bevor eine neue Mitarbeiterin vollständig eingearbeitet ist. Das ist nichts Schlechtes. Trotzdem sollte man feiern, dass die Probezeit bestanden wurde. Außerdem sollten die Mitarbeiter die Gewissheit haben, dass ihr Vorgesetzter sie weiterhin voll unterstützt, während sie sich in neue Projekte einarbeiten. Auch wenn sich die Personalabteilung in dieser Phase zurückzieht, sollten Sie sicherstellen, dass die neue Mitarbeiterin weiß, an wen sie sich bei Fragen wenden kann. 

Gute Kommunikation muss auch weiterhin stattfinden. Das ist nicht nur eine Anweisung für die Personalabteilung und den Vorgesetzten eines Mitarbeiters, sondern auch eine Aufforderung, in der gesamten Organisation eine positive Kultur der Kommunikation zu schaffen. Wenn sich Mitarbeiterinnen mit ihren Teamkollegen und ihren Kollegen im gesamten Unternehmen verbunden fühlen, ist die Wahrscheinlichkeit geringer, dass sie eine Kündigung in Betracht ziehen. 

WIE FUNKTIONIERT ONBOARDING AUS DEM HOME OFFICE?

Immer mehr Beschäftigte arbeiten mobil von zu Hause aus oder von anderen Orten. In den letzten Jahren hat zudem die Beliebtheit des hybriden Arbeitsmodells zugenommen.  Die räumliche Distanz hat auch Folgen für den Onboarding Prozess.  

Isabelle Zimmer leitet die HR-Abteilung von Mystery Minds, einem HR-Tech Unternehmen das seit 2020 rein remote arbeitet.  

„Onboarding auf Distanz kann eine Herausforderung sein für alle Beteiligten. Das fängt bei Kleinigkeiten wie dem Einrichten des Laptops an und reicht hin bis zum Kennenlernen aller Kollegen und Kolleginnen der unterschiedlichen Abteilungen“, so Zimmer. „Wir haben unseren Onboarding Prozess in den letzten Jahren daher stetig angepasst. Besonders wertvoll und auch notwendig hierfür ist das Feedback der Neuen, das wir nach der Einarbeitungsphase bekommen. Nur so können wir den Prozess langfristig optimieren.“ 

Aus ihrer jahrelangen Erfahrung mit Remote Onboarding hat Isabelle folgende fünf Tipps, die das Einarbeiten auf Distanz erleichtern:  

• Der Zugang zu einem Computer und einem digitalen Arbeitsplatz ist von entscheidender Bedeutung, wenn ein neuer Mitarbeiter seine Arbeit aufnimmt. Die Hard- und Software muss im Voraus getestet werden, und es sollte zusätzlich jemand aus der IT verfügbar sein, falls am ersten Arbeitstag technische Probleme auftreten. Alle notwendigen Programme sollten bereits vorinstalliert sein, sodass der die neue Mitarbeiterin sich nur noch einloggen muss. 
• Wenn digitale Meetings etabliert werden, hilft das, um für laufenden Austausch innerhalb von Teams und über Abteilungsgrenzen hinaus zu sorgen. Es gilt, einen dauerhaft intensiven Kontakt zu Kolleginnen aufzubauen. Bei Mystery Minds wurden, neben einem virtuellen Team Meeting, Formate wie ein gemeinsamer Morning Coffee oder ein Social Friday eingeführt. 
• Interne Kommunikationsrichtlinien freigeben. Diese helfen neuen Mitarbeitern dabei,  in einer Remote-Umgebung kommuniziert, und geben ihnen die schnellsten und am besten geeigneten Wege an die Hand, Kolleginnen zu erreichen. Auch „unausgesprochenen Regeln“ lassen sich im virtuellen Kontext langsamer vermitteln, daher ist es wichtig diese zu verschriftlichen. 
• Durch virtuelle 1:1-Gespräche zwischen Kollegen wird es möglich, den internen Informationsfluss über Standorte, Länder und Kontinente hinweg zu verbessern. Das hat auch positive Auswirkungen auf die Integration neuer Mitarbeiterinnen. Regelmäßige virtueller Kaffeetreffen machen nicht nur Spaß, sondern fördern auch das Zugehörigkeitsgefühl. 
• Wenn ein Unternehmen über ein Büro verfügt, sollten alle Teammitglieder mindestens einen Tag in der ersten Woche des neuen Mitarbeiters anwesend sein. Dies wird dazu beitragen, dass sich die Mitarbeiterinnen in ihr Team integrieren, und sie gleichzeitig auf die künftige Fernarbeit vorbereiten. Steht kein Büro zur Verfügung, bietet es sich an in den ersten Tagen ein Onboarding Event vor Ort organisieren, bei dem sich explizit einige Teamkollegen vor Ort treffen. 

Um mehr darüber zu erfahren, wie Mystery Minds Unternehmen hilft, einzigartige Onboarding-Initiativen zu entwickeln, lesen Sie unseren Artikel über Mystery Coffee für Onboarding.

EIN UNVERGESSLICHES EINARBEITUNGS-ERLEBNIS SCHAFFEN 

Viele Arbeitnehmer durchlaufen den Einarbeitungsprozess-Prozess in Eile und versuchen, die wichtigsten Informationen so schnell wie möglich unterzubringen. Dies kann eine sehr stressige Zeit sein, vor allem wenn der neue Arbeitgeber nicht gut auf die Einarbeitung vorbereitet ist. 

Mit einem gut durchdachten Onboarding-Prozess kann ein Unternehmen diese Zeit für neue Mitarbeiterinnen weniger hektisch gestalten. Mit einer klaren Struktur und guter Kommunikation schon vor dem Eintritt eines neuen Mitarbeiters in das Unternehmen stellen Sie sicher, dass er seine Karriere in Ihrem Unternehmen mit einem hohen Maß an Vertrauen beginnt. Dies trägt dazu bei, dass Sie Ihre Mitarbeiterinnen langfristig an Ihr Unternehmen binden können. 

Aber man kann mehr tun, als nur die Grundlagen des Onboarding zu schaffen. Wenn Sie an die Bedürfnisse eines Mitarbeiters denken, die über die notwendigen Arbeitsmittel hinausgehen, können Sie ihm Zugang zu einer positiven Unternehmenskultur verschaffen und ihn mit großartigen Kolleginnen zusammenbringen. Sie können ihnen das Gefühl geben, wirklich geschätzt und willkommen zu sein, und sich die Zeit nehmen, auf ihre Fragen und ihre Hoffnungen für die Zukunft einzugehen. Sie können ihnen helfen, sich zu integrieren, produktiv zu sein und sich vom ersten Tag an als Teil Ihrer Mission zu fühlen. 

Und wenn das einmal gelungen ist, stehen die Chancen gut, dass sie langfristig produktive und loyale Mitarbeiter werden. 

*Aus Gründen der Lesbarkeit wurde im Text abwechselnd die männliche und weibliche Form gewählt, nichtsdestoweniger beziehen sich die Angaben immer auf Angehörige beider Geschlechter.