Wie die virtuelle Weihnachtsfeier in der Firma zum Erfolg wird

Im Jahr 2020 fand die Weihnachtsfeier in vielen Unternehmen zum ersten Mal virtuell statt. 

Aufgrund der COVID-19-Beschränkungen konnten sich Kollegen* nicht persönlich zu ihrer jährlichen Weihnachtsfeier treffen. Für einige Mitarbeiterinnen* war das enttäuschend: Viele hatten sich auf eine gesellige Firmenfeier gefreut. 

Für andere jedoch war die virtuelle Weihnachtsfeier eine ideale Lösung für einige der häufigsten Beschwerden die mit Weihnachtsveranstaltungen einhergehen. Zum Beispiel mussten sie nicht mehr einen ganzen Abend für eine Firmenveranstaltung, inklusive An- und Abreise opfern. Kolleginnen mit Kindern mussten keine Kinderbetreuung finden und wurden auch nicht unter Druck gesetzt, Alkohol zu trinken.  

Virtuelle Weihnachtsfeiern können daher eine unterhaltsame und inklusive Möglichkeit sein, den Teamgeist zu stärken, insbesondere in Remote- oder Hybrid-Teams. Da viele Unternehmen auf eine hybride Arbeitsweise umgestellt haben, sind virtuelle Weihnachtsfeiern ein idealer Anlass, um das Jahr gemeinsam ausklingen zu lassen. 

Es gibt viele weitere Gründe, Ihre Weihnachtsfeiern in diesem Jahr online abzuhalten oder eine virtuelle  Ihren bestehenden Plänen durch eine virtuelle Weihnachtsfeier zu ergänzen. 

In diesem Artikel finden Sie einige Ideen für virtuelle Weihnachtsfeiern sowie Tipps, wie Sie Ihr Team in Weihnachtsstimmung bringen können.

ZOOM FATIGUE : WIE MOTIVIEREN SIE MITARBEITER FÜR DIE VIRTUELLE WEIHNACHTSFEIER? 

Viele Mitarbeiter sind vielleicht nicht begeistert, wenn ein weiteres Teams-Meeting in ihrem Kalender aufploppt. Insbesondere, da viele Teams Ende des Jahres noch fleißig daran arbeiten, ihre Jahresziele zu erfüllen. Daher ist es wichtig zu kommunizieren, dass Weihnachtsfeiern keine normalen Treffen sind, sondern besondere Veranstaltungen, bei denen es um Spaß und Austausch geht. Hier sind einige Tipps, wie Sie Ihre Mitarbeiterinnen zur Teilnahme bewegen können: 

1. Teilen Sie die Agenda. Stellen Sie sicher, in dieser Agenda interaktive und spannende Aktivitäten enthalten sind, die zum Mitmachen bewegen. Idealerweise bekommen die Mitarbeiter schon beim Lesen der Agenda Lust darauf, mitzumachen. So vermeiden Sie, dass die Teilnehmer einfach nur unbeholfen dasitzen, während die Manager versuchen, ein Gespräch zu beginnen. 
2. Planen Sie Ihre Veranstaltung während der Arbeitszeiten. Selbst die motiviertesten Teams freuen sich über eine Pause.  Statt von Ihren Teams zu verlangen, sich in ihrer Freizeit mehrere Stunden für eine virtuelle Weihnachtsfeier einzuräumen, sollten Sie diese während der Arbeitszeit planen. Somit zeigen Sie, dass Sie die Freizeit Ihrer Mitarbeiter respektieren. Zusätzlich erhöht dies die Teilnehmerrate nochmal zusätzlich.  
3. Senden Sie Einladungen. Zeigen Sie Ihren Kolleginnen, dass die virtuelle Weihnachtsfeier ein Ereignis ist, das sie nicht verpassen sollten. Wenn Sie über ein gewisses Budget verfügen, können Sie auch eine physische Einladung nach Hause schicken. Diese Einladung, kann zusätzlich ein paar weihnachtliche Leckereien enthalten, um den Appetit zu wecken. 
4. Wecken Sie die Vorfreude. Die Einladung sollte nicht die einzige Kommunikation zur Weihnachtsfeier sein. Posten Sie festliche Inhalte im Intranet oder in Slack und vergessen Sie nicht, am Tag der Party Erinnerungsmails zu versenden. 
5. Bereiten Sie Aktivitäten für kleinere Gruppen vor. Ein Faktor, der zu Zoom-Fatigue führt, ist das Gefühl, die ganze Zeit beobachtet zu werden. Große Videokonferenzen machen es introvertierten oder schüchternen Kollegen schwer, sich zu beteiligen. Deshalb ist es ratsam Breakout-Räume zu nutzen, um das Networking zu erleichtern und die Interaktion zu erhöhen.
6. Achten Sie darauf, dass die Weihnachtsfeier nicht zu lange dauert. Eine weitere Ursache für Zoom-Fatigue sind Anrufe, ohne klare Struktur oder Ziel. Stellen Sie daher eine Agenda für die virtuelle Weihnachtsfeier auf und halten Sie sich daran. Zwei Stunden sollten hier absolut ausreichen. Achten Sie besonders darauf die Feier nicht zu überziehen. Für Kollegen, die noch gemeinsam feiern möchten, können Sie am Ende der Veranstaltung ganz einfach auf einen extra Meeting Raum verweisen. 

7 IDEEN FÜR DIE VIRTUELLE WEIHNACHTSFEIER

1. VIRTUELLER ADVENTSKAFFEE

Neue Kollegen kennenzulernen, ist gerade angesichts des Home Office Trends schwierig. Aber viele vermissen den persönlichen Kontakt. Ermöglichen Sie im Dezember einfach jeder Mitarbeiterin pro Woche ein virtuelles „Blind Date“ bei Kaffee und Lebkuchen. Am besten machen Sie das als Startschuss für regelmäßigen Austausch über das gesamte nächste Jahr. 

2. WEIHNACHTSPAKET FÜR DIE KOLLEGEN

Schicken Sie Ihren Mitarbeitern ein Päckchen im Corporate Design. Das freut nicht nur jeden Angestellten, sondern auch deren Familien. Und sorgt sofort für ein emotionale Verbundenheit mit der Firma. Was packen Sie in das Paket?  

• Glühwein
• Lebkuchen
• Mütze + Schal im Corporate Design
• Überraschung für Familie & Kinder
• Lebensmittel: Feinkost & Delikatessen

3. DIGITALES QUIZ ODER RATESPIEL

Gehirnjogging ist im Rahmen einer Weihnachtsfeier seit jeher beliebt. Doch ein Online-Quiz – alternativ auch ein Ratespiel – hat seinen eigenen Reiz: Dabei kommt es vor allem auf Schnelligkeit an. Wenn Aufgaben in kleinen Teams zu lösen sind, stärkt das darüber hinaus den Gemeinsinn. Am besten ist es, wenn die Aufgabe von einer Moderatorin begleitet wird. Passend zum Anlass, können diese Spiele verscheidene weihnachtliche Elemente enthalten. 

4. VIRTUELLE WEINPROBE

Eine digitale Weinprobe ist für die meisten sicher ungewohnt. Doch den Spaßfaktor hemmt das überhaupt nicht. Verschicken Sie den Wein einfach vorab als Paket – am besten mit umfangreichen Infos über die Weine. Verfeinern Sie das Ganze mit einer Präsentation zu jedem Wein. Einbinden können Sie die Teilnehmer, wenn Sie allen die Möglichkeit geben, am Ende ihren Lieblingswein vorzustellen. Was schicken Sie den Teilnehmerinnen zu? 

• Weinauswahl in Probenflaschen
• Übersicht mit Hintergründen über alle Weine

5. ONLINE-KOCHKURS & WEIHNACHTSESSEN

Kochkurse sind ein Klassiker bei der Weihnachtsfeier. Eine virtuelle Durchführung ist Neuland – und doch eine gute Idee. Schicken Sie einfach vorab die Zutaten an alle. Und achten Sie darauf, dass eine gute Anleitung dabei ist. Im Zweifel können Sie dazu auch einen Kochlehrer mit ins Boot nehmen. Das Wichtigste: Alle Kolleginnen sollten nachher auch gemeinsam essen. Was darf im Paket nicht fehlen? 

• Alle Zutaten
• Gewürze
• Anleitung und Kochtipps
• Küchenaccessoires im Firmen-Branding

6. WEBBASIERTES SPEEDDATING

Die Weihnachtsfeier ist ein Klassiker, wenn es um Vernetzung im Unternehmen geht. Bei kaum einem anderen Event treffen sich Mitarbeiter aus unterschiedlichen Abteilungen so einfach und unkompliziert. Das Kennenlernen neuer Kolleginnen ist auch virtuell möglich – zum Beispiel im Rahmen eines Speeddatings. Alle fünf Minuten wird gewechselt, um eine gute Durchmischung zu ermöglichen. Bei Bedarf können Sie einen konkreten Aufhänger mitgeben, zu dem sich die Kollegen austauschen. Die Kolleginnen sollten auch im Anschluss in Kontakt bleiben können – etwa durch eine Vernetzung im Social Intranet. 

7. VIRTUELLE PLAUDERECKE

In der virtuellen Plauderecke („Breakout Session“) tauschen sich drei bis fünf Kollegen aus – am besten zu einem festen Thema, das nichts mit dem Business zu tun hat. Weihnachtspläne, Hobbies, Urlaub – hier sind gute Ideen gefragt. Die Weihnachtsfeier kann der Startpunkt sein, um die Chat-Idee fest zu verankern. Dann treffen sich beispielsweise jeden Freitag um 10 Uhr alle Kolleginnen, die Lust auf einen Austausch haben, in der digitalen Plauderecke. Die Gruppen werden von einem Algorithmus zugelost. 

UNSER TIPP

Mit Mystery Coffee treffen sich Kollegen von überall auf der Welt aus in der „virtuellen Kaffeeküche“. Das können 1:1 Chats sein oder Meetings zwischen mehreren Kollegen. 

WELCHE TECHNOLOGIE IST GEEIGNET FÜR DIE DIGITALE WEIHNACHTSFEIER?

Klassische Videokonferenz-Tools wie GoToMeeting, Microsoft Teams, Skype, WebEx oder Zoom funktionieren zuverlässig und dürften für die meisten Weihnachtsfeiern alle nötigen Features bieten. Für größere Events wurden im 2020 und 2021 viele hochinnovative neue Plattformen lanciert, die etwa virtuelle Meetingräume bereitstellen. Hier sind sogar 3-D-Animationen möglich. Zusätzliche Tools wie Mentimeter oder Slido können beispielsweise für Abstimmungen oder spielerische Elemente eingebunden werden.

HYBRIDE WEIHNACHTSFEIERN - TIPPS UND TRICKS

Viele hybride Unternehmen stehen aktuell vor der Frage, wie sie in diesem Jahr ihre Weihnachtsfeier gestalten sollen – traditionell vor Ort, oder doch lieber virtuell?  Bei der Planung, sollte vor allem an die  Kollegen  gedacht werden, die hauptsächlich Remote arbeiten. Zu einem der Vorteile des hybriden Arbeitens gehört nämlich vor allem, sich den Hin- und Heimweg zu sparen. Dies gibt ebenfalls für die Weihnachtsfeier. Zusätzlich gibt es einige Unternehmen, die auf Grund der neuen Arbeitsform Kolleginnen angestellt haben, die sich nicht mehr am selben Standort befinden. 

Deshalb sollten Sie in der Planung Ihrer Feier vor allem beachten, dass sich alle Kollegen gleich behandelt und als Teil des Teams fühlen. 

Hier sind einige Aspekte, die Sie beachten sollten, damit ihre hybride Weihnachtsfeier ein Erfolg wird: 

• Lassen Sie die virtuelle Feier nicht aus. Auch wenn es eine physische Party gibt, sorgen Sie dafür, dass die virtuelle Party ein unterhaltsames Programm hat und dass auch die Mitarbeiter im Büro daran teilnehmen.  
• Heben Sie sich die großen Neuigkeiten nicht für die physische Party auf. Wenn es besondere Nachrichten oder Auszeichnungen zu verkünden gibt, geben Sie sie auf der virtuellen Weihnachtsfeier bekannt.
• Verteilen Sie ihr Budget gleichmäßig. Sorgen dafür, dass diejenigen, die aus der Ferne arbeiten, den gleichen Wert an Geschenken erhalten wie diejenigen, die auf der Party anwesend sind.
• Übergang von der virtuellen Feier zur Feier vor Ort. Geben Sie den Mitarbeitern im Büro zu verstehen, dass die virtuelle Party der richtige Beginn der Feierlichkeiten ist. Eine Feier vor Ort, sollte nur eine Ergänzung zu der offiziellen, virtuellen Party sein. 

EINE UNVERGESSLICHE WEIHNACHTSFEIER PLANEN

Unternehmen können sich aus verschiedenen Gründen für eine virtuelle oder hybride Weihnachtsfeier entscheiden. In erster Linie ermöglicht dies Inklusivität und Zugänglichkeit, da Mitarbeiter von verschiedenen Standorten oder solche, die Schwierigkeiten haben, an persönlichen Veranstaltungen teilzunehmen, teilnehmen können. Dies kann ein Gefühl der Zugehörigkeit und Wertschätzung unter den Teammitgliedern schaffen.

Darüber hinaus können virtuelle Veranstaltungen kostengünstiger sein, da sie die Kosten für die Anmietung von Räumlichkeiten, das Catering und den Transport senken. Sie bieten auch Flexibilität und berücksichtigen unterschiedliche Zeitpläne und Zeitzonen. Zusammenfassend lässt sich sagen, dass virtuelle oder Remote-Weihnachtsfeiern ein ausgewogenes Verhältnis zwischen festlicher Atmosphäre und Berücksichtigung der unterschiedlichen Bedürfnisse der Mitarbeiterinnen eines Unternehmens schaffen können.

Die Organisation hybrider oder virtueller Weihnachtsfeiern birgt jedoch ihre eigenen Herausforderungen. Es kann schwierig sein, die Beteiligung aufrechtzuerhalten und eine festliche Atmosphäre in einer digitalen Umgebung zu schaffen, da die Energie und die Spontaneität eines persönlichen Treffens fehlen.

Organisatoren können diese Hürden jedoch durch sorgfältige Planung und Aufmerksamkeit für Details überwinden. Unternehmen können verschiedene Online-Tools und -Plattformen nutzen, um interaktive Spiele, Aktivitäten und virtuelle Teambuilding-Übungen zu erleichtern. Klare Kommunikation und Richtlinien im Vorfeld können den Teilnehmern helfen, sich nahtlos in die virtuelle Umgebung einzufügen. Darüber hinaus kann die Bereitstellung von Ressourcen oder Geschenken zur Verbesserung der Party-Erfahrung für Remote-Mitarbeiter dazu beitragen, dass sich jeder wertgeschätzt und einbezogen fühlt.

Wenn ein Unternehmen diese Herausforderungen proaktiv angeht, kann es die Kunst beherrschen, eine unvergessliche hybride oder virtuelle Weihnachtsfeier zu organisieren.

*Aus Gründen der Lesbarkeit werden die männliche und weibliche Form abwechselnd verwendet. Nichtsdestotrotz beziehen sich die Angaben auf alle Geschlechter.