Checkliste: Zurück ins Büro nach Corona

DAS ENDE DER HOMEOFFICE PFLICHT

Große internationale Unternehmen setzen weltweit den Standard für die Rückkehr an den Arbeitsplatz. Obwohl viele der Fortune-500-Unternehmen auf absehbare Zeit auf hybride Arbeitsformen umstellen, ziehen nicht alle Unternehmen am gleichen Strang.

 „WELCHE UNTERNEHMEN KEHREN INS BÜRO ZURÜCK?“

Obligatorisch:

• Google: Ab dem 4. April ist die Anwesenheit im Büro an drei Tagen pro Woche obligatorisch. Für einige Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen* wird es die Möglichkeit geben, aus von Zuhause zu arbeiten. Zusätzlich können sie einen Standortwechsel beantragen.
• Apple: Ab 11. April sind drei Tage pro Woche verpflichtend.
• JP Morgan: Seit dem 1. Februar sind die Büros wiedereröffnet und Arbeit ist nur noch den Büros aus möglich.

Optional:

• Microsoft: Einzelne Manager entscheiden, ob die Mitarbeiter bis zum 28. März im Büro bleiben können.
• Twitter: Hat seine Büros am 15. März wieder geöffnet Jedoch steht es Mitarbeitern frei dauerhaft von Zuhause zu arbeiten.

Amazons Arbeitsform repräsentiert die am weitesten verbreitete Ansicht über die Rückkehr ins Büro. Hier bestimmen die Mitarbeiter und die einzelnen Manager selbst ihren Arbeitsort. CEO Andy Jassey sagt: „In einem Unternehmen unserer Größe gibt es keine Einheitslösung, wie jedes Team am besten arbeitet. Wir werden noch eine Weile experimentieren, lernen und uns anpassen müssen.“

NACH CORONA: IST DIE RÜCKKEHR INS BÜRO WICHTIG?

Während sich die obere Führungsebene auf die Wiedereröffnung freut, haben Mitarbeiterinnen oftmals gemischte Gefühle beim Gedanken an die Rückkehr zum Arbeitsplatz, und stimmen möglicherweise den Rückkehrrichtlinien ihres Unternehmens nicht zu. Doch warum sind die Arbeitgeber so erpicht darauf, ins Büro zurückzukehren, und weshalb möchten Arbeitnehmer genau das Gegenteil?

VORTEILE DER RÜCKKEHR INS BÜRO

Laut einer Umfrage des „The Future Form“ mit mehr als 10.000 internationalen Wissensarbeitern wollen 75 % aller Führungskräfte, dass wieder drei bis fünf Tage pro Woche im Büro gearbeitet wird. 44 % möchten zudem ganztags ins Büro zurückkehren. Mehr als die Hälfte dieser Führungskräfte legt die Richtlinien für die Rückkehr ins Büro ohne Mitwirkung ihrer Mitarbeiter fest.

Was die Gründe für das Interesse der Arbeitgeber an einer Rückkehr ins Büro betrifft, so sind viele der Meinung, dass die Produktivität erheblich beeinträchtigt wird, wenn die Mitarbeiterinnen von zu Hause arbeiten. Das Büro hingegen biete einen Rahmen für die Work-Life-Balance – auch wenn sich die Arbeitszeiten auf die Wochenenden und Nächte ausgedehnt haben. Im Homeoffice fühlen sich viele die Mitarbeiter von ihren Kollegen isoliert, was sich negativ auf ihr Wohlbefinden auswirken kann.

Die Schaffung einer Unternehmenskultur mit Arbeiten auf Distanz ist ebenfalls ein Thema. Im Büro sind spontane Treffen an der Tagesordnung. Waren virtuelle Happy Hours und digitale Offsites in der Not nützlich, fördert eine persönliche, reale Umgebungen den Zusammenhalt der Mitarbeiterinnen stärker (Stichwort Zoom Fatigue).

NACHTEILE DER RÜCKKEHR INS BÜRO

In der Studie von „The Future Forum“ wollte nur ein Drittel der Mitarbeiter drei Tage oder mehr pro Woche im Büro arbeiten. Eine weitere Umfrage von BetterUp ergab, dass 97 % der Befragten für den Rest ihrer Karriere (zumindest zeitweise) mobil arbeiten möchten – und die Mitarbeiterinnen würden sogar in Erwägung ziehen, ihren Arbeitsplatz zu verlassen, wenn sie nicht ein gewisses Maß an Flexibilität erhalten. Aber warum?

Die Arbeit von zu Hause gibt den Arbeitnehmern etwas, was sie noch nie hatten: Freiheit und Flexibilität. Ins Büro zu gehen bedeutet, zu pendeln, für eine unbestimmte Zeit dort zu bleiben und am Schreibtisch zu sitzen, auch wenn es nur wenig zu tun gibt. Die Wahl der Arbeitszeiten ist enorm wichtig, und Unternehmen, die flexible Arbeitszeiten anbieten, haben eine viermal höhere Bindungsrate als Unternehmen, die dies nicht tun.

Auch die Büroumgebung selbst ist ein Aspekt, den die Führungskräfte berücksichtigen müssen, wenn sie Mitarbeiter zur Rückkehr auffordern. Obwohl sie die Zusammensein mit ihren Kolleginnen vermissen, sind der Geräuschpegel im Büro, unbequeme Stühle, veraltete Technologie und COVID-Sicherheit Gründe, weshalb die Mitarbeiter die Büro-Umgebung nicht mögen. Interessanterweise zeigen zusätzliche Daten, dass die Mitarbeiter es nicht ablehnen, persönlich in Cafés, in von ihren Unternehmen geschaffenen Außenbereichen oder an anderen Orten zu arbeiten.

CHECKLISTE: IST DIE RÜCKKEHR INS BÜRO DAS RICHTIGE FÜR DAS EIGENE UNTERNEHMEN?

Vielleicht ist das eigene Unternehmen noch dabei, den effektivsten Weg zur Rückkehr ins Büro zu finden – oder die Führungskräfte sind nicht überzeugt, dass sie überhaupt ein Büro brauchen.
Hier eine Checkliste mit Fragen, die dabei helfen abzuwägen, ob eine Rückkehr ins Büro die richtige Entscheidung ist.

Checkliste: Sollte das eigene Unternehmen zurück ins Büro?

KOSTENEFFIZIENZ

Einer der Hauptgründe, warum die Rückkehr an den Arbeitsplatz nicht die beste Option zu sein scheint, ist, dass sie Geld kostet -sowohl für Mitarbeiter als auch Unternehmen. Global Workplace Analytics berichtet, dass vor der Pandemie Mitarbeiter, die nur halbtags arbeiteten, ihrem Unternehmen im Durchschnitt 11.000 Dollar einsparten. Die Arbeitgeber sparten zudem durch höhere Produktivität, geringere Immobilienkosten, weniger Fehlzeiten und geringere Fluktuation. Auf der Arbeitnehmerseite hat eine FlexJobs-Umfrage ergeben, dass Mitarbeiterinnen im Homeoffice im Durchschnitt 4.000 Dollar für Benzin, Mahlzeiten, U-Bahn-Tickets oder Arbeitskleidung einsparen.

Fragen für Arbeitgeber:

• Kann sich das eigene Unternehmen einen Bürostandort leisten?
• Was würde ein Büro zu den Erfahrungen der Mitarbeiter beitragen?
• Gibt es innovativere Möglichkeiten/Alternativen kollektive Arbeitsräume zu gestalten?

ANPASSUNG AN BRANCHENSTANDARDS

Ein weiterer Grund, warum Unternehmen vielleicht über die Neueröffnung des Büros nachdenken, ist, dass andere Unternehmen in ihrer Branche das Gleiche tun. Einer McKinsey-Umfrage zufolge haben Finanz- und Versicherungsunternehmen das größte Potenzial für Homeoffice. Grund dafür ist, dass die meisten Aufgaben aus der Ferne erledigt werden können, ohne die Produktivität zu beeinträchtigen. Ironischerweise haben sich Finanzunternehmen wie Goldman Sachs stärker als die meisten anderen für die Rückkehr ins Büro eingesetzt. Management, Unternehmensdienstleistungen und Informationstechnologie haben das zweithöchste Homeoffice-Potenzial.

Wo ist das eigene Unternehmen angesiedelt?

• Was sind die Gründe dafür, dass sich die eigene Branche in Richtung Büro oder weg vom Büro verlagert?
• Ist die eigene Branche technologisch fortschrittlich oder verlässt sie sich auf analoge Systeme, um Finanzen, Gehaltsabrechnungen oder Papierkram zu verwalten, die ein Büro erfordern? 

COVID-BEDENKEN

Angesichts der neuen COVID-Varianten und der Lockerung der Impfvorschriften machen sich die Mitarbeiter auch Sorgen um ihre Gesundheit, wenn sie die Rückkehr ins Büro erwägen. Beispielsweise sind die Mitarbeiter von Google nicht mehr verpflichtet, sich gegen COVID impfen zu lassen. Zusätzlich gelten für geimpfte Mitarbeiterinnen gibt es keine Masken- oder Testpflicht (in den USA). EY fand jedoch heraus, dass 61 % der Befragten eine Impfpflicht am Arbeitsplatz präferieren würden. Damit sich die Mitarbeiter sicher fühlen und gerne wieder zur Arbeit kommen, müssen sie das Gefühl haben, dass man ihnen zuhört, wenn es um ihre Gesundheit geht.

Wohlbefinden der Mitarbeiter:

• Wurden die eigenen Mitarbeiter gefragt, wie sie sich fühlen, wenn sie nach einer COVID-Infektion wieder ins Büro zurückkehren?
• Gibt es an den Arbeitsplätzen Aufklärungsmaterial über COVID oder Impfstoffe? Würde das zur eigenen Unternehmenskultur passen?

KREATIVE LÖSUNGEN

Man könnte meinen, dass die Rückkehr ins Büro eine einfache Lösung für die Probleme des Homeoffice ist, aber das ist nicht unbedingt der Fall. Einige der größten Probleme die Arbeitnehmer mit der Arbeit von zu Hause haben, sind die Isolation, die Unfähigkeit abzuschalten und die Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben. Jedoch besteht die Möglichkeit, dass man sich diese Gewohnheiten nach zwei Jahren nur schwer ablegen kann, ganz gleich, von welchem Ort aus man arbeitet. Ist das Arbeiten vom Büro also eine magische Lösung oder ein kleines Pflaster auf einer größeren Verletzung?

Über den Tellerrand hinausdenken:

• Welche Probleme haben die eigenen Mitarbeiter mit der Arbeit von zu Hause aus?
• Was gefällt ihnen an der Arbeit in einem Büro?
• Welche Initiativen hat das eigene Unternehmen bereits ergriffen, um dem Homeoffice-Burnout entgegenzuwirken (ergänzende Wellbbeing-Sitzungen, virtuelle Fitness-Challenges, Home-Office-Buddies, virtuelle Kaffeepausen usw.)? Was funktioniert, und was nicht?
• Welche Initiativen kann den Angestellten angeboten werden, um sich wieder in die Arbeit vor Ort oder in einem hybriden Umfeld einzufinden (beispielsweise Mystery Lunch)?

ZUSAMMENFASSEND

Die Rückkehr ins Büro kann chaotisch sein, und stellt gleichermaßen einen Lernprozess für Personalverantwortliche und Mitarbeiterinnen dar. Die wichtigsten Punkte, an die man sich erinnern sollte, sind, dass Mitarbeiter Flexibilität und die Möglichkeit wünschen, wieder persönlich mit ihren Kollegen in Kontakt zu treten – wie auch immer das aussehen mag. Die Rückkehr ins Büro ist eine Teamleistung, die Zusammenarbeit und Kommunikation erfordert, und sobald ein neuer Bürorhythmus etabliert ist, kann das eigene Unternehmen in der hybriden Welt florieren.

Sollte man sich als Unternehmen dazu entscheiden ins Büro zurückzukehren, kann es hiflreich sein den Mitarbeiterinnen ein lustiges „Willkommen zurück im Büro“ zu bereiten, wie beispielsweie KPMG Norwegen mit einem kurzen, ironischen Video:

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*Aus Gründen der Lesbarkeit wurde im Text abwechselnd die männliche und weibliche Form gewählt, nichtsdestoweniger beziehen sich die Angaben immer auf Angehörige beider Geschlechter