Die besten digitalen Tools für die hybride Arbeit

Um das Arbeitsleben so einfach wie möglich zu machen, ist es wichtig, die richtigen Software Tools zu kennen – dies gilt besonders für die hybride Arbeitswelt.  

In diesem Artikel stellen wir Ihnen die Software und Apps vor, die Ihnen helfen können, effektiv in einer hybriden oder remote-Umgebung zu arbeiten. Die Tools sind in die folgenden Kategorien unterteilt: 

• Tools für hybride Kommunikation 
• Software für die Buchung von Arbeitsplätzen 
• Dokumentenmanagement
• Projektmanagement und Kollaboration
• Unternehmenskultur & hybride HR-Tools
• Design & Kreativität
• Fokus & Produktivität 

Diese Liste ist sehr lang. Sie können auf die Links im Inhaltsverzeichnis klicken, um zu dem Abschnitt zu springen, den Sie benötigen! 

Tools für hybride Kommunikation 

Die Kommunikation ist einer der Bereiche, der sich am meisten verändert, wenn Unternehmen sich dazu entscheiden hybrid zu arbeiten. Obwohl sich viele Arbeitnehmer* während der COVID-19-Pandemie an Videoanrufe und virtuelle Besprechungsräume gewöhnt haben, gibt es viele Möglichkeiten, die Kommunikation bei der Hybridarbeit zu optimieren.

Neben der gemeinsamen Nutzung einiger der gängigsten Tools, empfehlen wir verschiedene Formate und eine bessere Unterstützung für asynchrone Kommunikation. 

Wir stellen Ihnen die folgenden Tools vor:

• Microsoft Teams
• Slack
• Zoom
• Loom
• Twist
• Krisp

Microsoft Teams

Wir beginnen mit den Basics. Die Microsoft Suite ist fast allen Büroangestellten vertraut. Mit virtuellen Meetings, Chat-Möglichkeiten, benutzerdefinierten Kanälen und der Möglichkeit der Integration mit anderen leistungsstarken Microsoft-Tools wie Outlook und SharePoint, ist Microsoft Teams oft die Standardwahl für Unternehmen. 

Viele Unternehmen holen jedoch nicht das Beste aus den Funktionen der Software heraus.  
Teams verfügt beispielsweise über eine Reihe von Funktionen für barrierefreie hybride Meetings, einschließlich Transkription und Live-Untertitel, sowie verschiedene Möglichkeiten zur Organisation und Anzeige der Teilnehmerinnen*. Microsoft bietet auch eine Auswahl an Hardware an, die eine verbesserte Verbindung zwischen den Teilnehmern zu Hause und im Büro unterstützen kann. Darunter beispielsweise hochwertige Mikrofone und intelligente Kameras, die einen Sprecher verfolgen können. 

Microsoft Teams wird meistens als Teil eines Microsoft 365 Business-Pakets verkauft, wobei das Basispaket 5,60 € pro Benutzer und Monat kostet. Für zusätzliche Funktionen, einschließlich Webinar-Hosting und Verwaltung von Kundenterminen, kostet das Standardpaket 11,70 € pro Benutzer und Monat.

Slack

Slack wurde ursprünglich nicht für die Verwendung an allen Arbeitsplätzen entwickelt. Es entstand als Nebenprojekt eines Videospielentwicklers, Tiny Speck, um die Kommunikation während des Entwicklungsprozesses zu erleichtern.

Das Spiel war kein Hit, aber Slack lebte weiter und wurde zu einem der am schnellsten wachsenden Start-ups aller Zeiten. Heute dient es als Instant Messenger, zum Erstellen privater und öffentlicher Kanäle und für Anrufe (die jedoch auf 15 Teilnehmer beschränkt sind). 

Was macht Slack besonders? Microsoft Teams hat zwar mittlerweile funktional in vielerlei Hinsicht zauf einer Augenhöhe mit Slack, doch noch immer unternehmensorientierter und unflexibler. Der größte Vorteil ist, dass bei Slack eine unbegrenzte Anzahl von Benutzerinnen und Gastteilnehmern hinzugefügt werden kann. Slack verfügt auch über ein größeres Ökosystem an Integrationen, die den Arbeitsalltag erleichtern. Außerdem gibt es einen großartigen Onboarding-Prozess und einen hilfreichen Bot, der es auch weniger technisch versierten Kolleginnen leicht macht, das Beste aus dem Tool herauszuholen. 

Die kostenlose Version von Slack eignet sich vielleicht für Kleinunternehmen, aber der Pro-Tarif eröffnet sofort eine Menge von wichtigen Funktionen. Es kostet 6,75 € pro Benutzer und Monat. 

Zoom

Zoom war der große Gewinner der Pandemie und hat die Konkurrenten eindeutig überholt. Aber warum sollte ein Unternehmen in Zeiten, in denen Microsoft und Slack ebenfalls leistungsstarke Funktionen für Videogespräche anbieten, weiterhin Zoom verwenden? 

Zum einen ist Zoom für externe Meetings leichter zugänglich. Denn um einem Meeting beizutreten, müssen die Nutzer kein Konto bei Zoom erstellen. Zoom bietet zudem fortschrittlichere Optionen zur Geräuschunterdrückung und Lichtanpassung – ein Grund dafür, dass es oftmals noch immer zum Tool der Wahl für hybride Konferenzen macht. Ein weiterer Pluspunkt: Zoom kommt auch mit langsamem Internet und großen Remote-Meetings etwas besser zurecht als Teams. 

Zoom geht mit seinen Produkt-Updates außerdem aktiv auf die Bedürfnisse von hybriden Meetings ein. Beispielsweise ist die Smart Gallery jetzt flexibler und ermöglicht die Verwendung mehrerer Kameras und Mikrofone. Mit der Entwicklung von Zoom Huddles wird auch die Bedeutung spontaner Meetings anerkannt. 

Die Basisversion von Zoom ist kostenlos und begrenzt Meetings auf 100 Teilnehmer und 40 Minuten. Die Pro-Version kostet 14,99 € pro Benutzer und Monat und erweitert die Meetings auf bis zu 30 Stunden. 

Loom

Mit Loom können Nutzerinnen ihren Bildschirm und ihre Kamera aufzeichnen, um teilbare Videos zu erstellen. Was ist der Vorteil für hybrides Arbeiten? Visuelle Unterstützung macht es einfacher etwas zu erklären - das gilt vor allem im hybriden Arbeitskontext. Wenn ein Teil Ihres Teams remote oder in einer anderen Zeitzone arbeitet, ist Loom eine ideale Lösung, um etwas zu dokumentieren. Dadurch, dass es sich um eine Aufzeichnung handelt, können die einzelnen Personen es sich anschauen, wann immer es in ihren Zeitplan passt.   

Loom behauptet, dass bei regelmäßiger Verwendung des Produkts die Zeit für Besprechungen um 29% gesenkt werden kann, und dass kurze, asynchrone Erklärungen die Notwendigkeit von Besprechungen überhaupt eliminieren können. Der Loom-Kunde Postclick behauptet, die Zahl der Meetings um 50% reduziert zu haben, während LaunchDarkly Loom für den Vertrieb einsetzt. Loom kann auch für interne Schulungen, Onboarding und alle möglichen anderen Anwendungsfälle genutzt werden. 

Loom bietet eine kostenlose Starter-Version, mit der bis zu 50 Personen jeweils 25 fünfminütige Videos erstellen können. Business-Konten sind ab 8 $ pro Nutzer pro Monat erhältlich und bieten zusätzliche Funktionen wie die Möglichkeit, Links einzubinden und Videos mit einem Passwort zu schützen. 

Twist

Twist bietet ähnliche wie Slack (Chat, Threads, Channels, zahlreiche App-Integrationen), legt aber zusätzlich Wert auf Asynchronität. Die Prämisse ist, dass ständige Benachrichtigungen eine Ablenkung darstellen und  die einfache Verschiebung von Meetings in ein virtuelles Format die Produktivität nicht erhöht. Das Ziel von Twist ist es, Mitarbeiterinnen die Möglichkeit zu geben, ihr Arbeitsleben von ihrem Privatleben zu trennen, damit sie tatsächlich abschalten können. Das ist ein Grund, warum das Tool besonders bei internationalen Teams beliebt ist, die in verschiedenen Zeitzonen arbeiten. 

Ein Postfach sammelt alle Themen, die ein Benutzer seit seinem letzten Einloggen verpasst hat, sowie private Nachrichten und Nachrichten aus Kanälen. Threads können auch mit einer Zusammenfassung geschlossen werden, was dazu beiträgt, den Posteingang sauber zu halten - und den Nutzern hilft, den Kontext zu erkennen, wenn sie nach älteren Unterhaltungen suchen. Im Gegensatz zu Teams und Slack gibt es keinen grünen "Online"-Status, so dass der Druck für diejenigen, die meinen, immer online und verfügbar sein zu müssen, geringer ist.  

Twist bietet einen einmonatigen kostenlosen Testzugang für bis zu 500 interne Mitglieder und 500 Gastkonten. Ihr unbegrenztes Konto kostet 6 € pro Benutzer und Monat. 

Krisp

Krisp ist nicht direkt ein Kommunikationstool. Für Mitarbeiterinnen im hybriden Arbeitsumfeld kann es jedoch sehr hilfreich sein, um Hintergrundgeräusche herauszufiltern, die Sprachverständlichkeit zu verbessern und Meetings zu transkribieren. Die Software funktioniert wie eine Verbindung zwischen Ihrem Gerät und der virtuellen Meeting-Software Ihrer Wahl. 

Ganz gleich, ob man in einem Co-Working Space, einem Café oder inmitten eines Großraumbüros arbeitet, Krisp kann dabei helfen, virtuelle und hybride Meetings angenehmer zu gestalten. 

Mit der kostenlosen Version erhalten Nutzer Zugriff auf 60 Minuten Geräuschunterdrückung pro Tag, unbegrenzte Transkriptionen und zwei Besprechungsnotizen pro Tag. Die Pro-Version mit unbegrenzter Geräuschunterdrückung und Besprechungsnotizen kostet $8 pro Benutzer und Monat. 

Software für die Buchung von Arbeitsplätzen 

Hybride Arbeit bringt einige besondere Herausforderungen mit sich. Eine davon ist, zu wissen, wann die Mitarbeiterinnen im Büro sein werden, um ihnen die benötigten Ressourcen zur Verfügung zu stellen. Mit einer "Hoteling"-Software können Mitarbeiter an ihren Tagen im Büro Arbeitsplätze, Besprechungsräume und andere Ressourcen buchen. Dies sorgt für Transparenz und ermöglicht es Managerinnen, die Ressourcennutzung im Laufe der Zeit zu verfolgen. 

In diesem Teil finden Sie die folgenden Tools:

• Envoy
• Deskbird
• Condeco
• Flowscape desk management

Envoy

Envoy bietet eine breite Auswahl an Lösungen zur Büroverwaltung. Für hybrides Arbeiten ist jedoch die Hot-Desk-Buchungssoftware am wichtigsten.

Büroleiter können angeben, welche Plätze verfügbar sind und welche Ausstattung an diesem Ort zur Verfügung steht. Dann können Mitarbeiterinnen über eine App stunden-, tage- oder wochenweise Arbeitsplätze buchen. Sie können selbst entscheiden, wo sie sitzen möchten. Außerdem gibt es die Option aus "Nachbarschaften" auszuwählen.  Diese sind für bestimmte Teams oder Projekte reserviert. Administratoren haben vollen Zugriff auf das Tool und können auch für ihre Kollegen buchen. 

Mit Envoy können die Führungskräfte zudem sehen, welche Arbeitsplätze an welchen Tagen genutzt werden, so dass sie Entscheidungen über Raumnutzung und Kosteneffizienz treffen können. Envoy bietet zusätzlich eine Software zur Planung von Konferenzräumen und eine Besuchersoftware. 

Kleine Büros mit 25 oder weniger Arbeitsplätzen können Envoy kostenlos nutzen. Die Standardversion kostet ab $3 pro Arbeitsplatz pro Monat und wird in Blöcken von 25 Arbeitsplätzen verkauft. 

Deskbird

Deskbird ist eine ähnliche Softwarelösung wie Envoy. In der App benötigt es nur zwei Klicks, um einen freien Arbeitsplatz zu buchen. Man kann auch Andockstationen, Telefonzellen, Konferenzräume oder Parkplätze buchen. Die App lässt sich mit beispielsweise Outlook, Slack, Teams und Google Calendar verknüpfen. 

Für hybride Teams bietet Deskbird außerdem eine intuitive Lösung für die Wochenplanung, bei der die Teammitglieder eintragen können, ob sie im Büro, im Home Office oder in sonstigen Situationen sind (z. B. Urlaubstage oder Tage auf Geschäftsreise). Mit der Kalendersynchronisierung können die Benutzerinnen einfach den Überblick darüber behalten, welche Teammitglieder wo sind, und die Zusammenarbeit besser organisieren. 

Die Preise von Deskbird starten bei 2,25 € pro Nutzer und Monat für das Starter-Paket und 4,75 € für das Business-Paket. 

Condeco

Mit Condeco können Büromanager die Arbeitsräume vor Ort nach den Bedürfnissen Ihrer Teams organisieren. Arbeitsbereiche können mit verschiedenen Attributen gekennzeichnet werden - von der Hardware, die sie bieten, wie Monitore oder Sitz-Steh-Tische, bis hin zu anderen Kennzeichnungen wie "ruhiger Bereich" oder die Nähe zu einem Aufzug oder einer Toilette. 

Administratorinnen können Arbeitsbereiche und Besprechungsräume für ganze Teams buchen, während Einzelpersonen persönliche Arbeitsbereiche für ihre Bürotage buchen können. Räume können sowohl für kurze Zeiträume als auch für ganze Tage gebucht werden, und eine transparente Übersicht darüber, wer welche Räume gebucht hat, macht es einfach, in der Nähe von Teammitgliedern zu sitzen. 

Das System macht es auch einfach, Buchungen zu verschieben und von einem Ort zum anderen zu verlegen. Die App von Condeco funktioniert mit Touchscreens vor Ort, so dass man sehen kann, wer welche Ressourcen gebucht hat. Schließlich bietet Condeco auch Tools für die Besucherverwaltung und die Möglichkeit, einen Microsoft Teams- oder Zoom-Link zur Buchung eines Besprechungsraums hinzuzufügen, so dass Remote-Mitarbeiter problemlos daran teilnehmen können. 

Kleine bis mittlere Unternehmen (250 - 999 Mitarbeiter) können mit Kosten von etwa $45 pro Benutzer und Jahr rechnen, während mittlere Unternehmen (1000 - 4999 Mitarbeiter) $35 pro Benutzer und Jahr zahlen. 

Flowscape Desk Management

Flowscape bietet viele der intuitiven Arbeitsplatz- und Raumbuchungsoptionen wie die bisherigen Lösungen. Flowscape stellt jedoch auch optionale Extras zur Verfügung, die den Prozess noch intuitiver gestalten können. 

Zum Beispiel ermöglicht ein USB-Tischsensor eine automatische Protokollierung, sobald ein Laptop angedockt ist. Wenn innerhalb einer bestimmten Zeitspanne kein Check-in erfolgt, kann der Schreibtisch automatisch für eine andere Person freigegeben werden. Der Sensor kann einem Benutzer auch mitteilen, wenn er in den reservierten Schreibtisch eines anderen Benutzers eingecheckt hat. Wenn ein Schreibtisch nicht reserviert ist, kann eine Benutzerin ihn automatisch reservieren, indem sie einfach ihren Laptop andockt. 

Dieses System bietet somit für die Administratoren eine genaue Übersicht über die Nutzung der einzelnen Arbeitsplätze. Flowscape bietet zudem eine Funktion, genannt  Busy Light an, mit dem Kollegen signalisieren können, wann sie für ein Gespräch zur Verfügung stehen und wann sie sich in einem tiefen produktiven Modus befinden. 

Diese zusätzlichen Produktivitätsmaßnahmen sind vielleicht nicht für alle Unternehmen geeignet, doch auf jeden Fall eine Option, wenn Beschwerden bezüglich Ruhestörung oder Nichteinhaltung von Reservierungen auftreten sollten.

Flowscape bietet ein einfaches Raumbuchungspaket für kleinere und mittlere Unternehmen, eine Pro-Version mit mobilen und Web-Apps sowie Karten und Wegbeschreibungen und eine Enterprise-Version, die Raumsensoren und erweiterte Analysen enthält. 

Projektmanagement & Kollaboration 

Wenn nicht alle Mitarbeiter am gleichen Ort arbeiten, müssen Bereiche wie Projektmanagement neu gedacht werden.  Da tägliche persönliche Besprechungen der Vergangenheit angehören, finden Managerinnen und Mitarbeiter in einer digitalen Projektmanagementlösung mehr Transparenz und Nachvollziehbarkeit. 

Und wenn es darum geht, Ideen zu entwickeln oder Probleme zu lösen, helfen einige dieser digitalen Kollaborationslösungen dabei, ein Team zusammenzubringen, unabhängig von Arbeitsort und Arbeitszeit.  

Diese Liste beinhaltet:

• Jira
• Asana
• Monday.com
• Miro
• Invision's Freehand

Jira

Die Jira-Software von Atlassian ist bei Softwareentwicklern und Produktmanagern sehr beliebt, aber dank ihres reduzierten Konzepts und ihrer Anpassungsfähigkeit ist sie auch für andere Teams leicht zu adaptieren. 

Jira wurde speziell für agile Teams entwickelt und ermöglicht es ihnen, "Epics" für größere Projekte zu erstellen, mit einzelnen Aufgaben darunter. Die Benutzerinnen können die Aufgaben mit allen Informationen füllen, die zur Erledigung erforderlich sind, und Deadlines festlegen. Die Aufgaben können dann Teammitgliedern zugewiesen werden, mit verschiedenen, individuell anpassbaren Phasen für "in Arbeit", "Überprüfung" und " Veröffentlichung".

Sie können das Arbeitspensum und den Fortschritt Ihres Teams mit Hilfe von Scrum- oder Kanban-Boards oder Roadmaps visualisieren und so dafür sorgen, dass Ihre Teams aufeinander abgestimmt sind und miteinander in Kontakt bleiben. 

Eine Basisversion von Jira ist für bis zu 10 Benutzer kostenlos. Das Standard-Paket kostet $7,75 pro Benutzer und Monat und das Premium-Paket $15,25 pro Benutzer und Monat. 

Asana

Asana ist in Bezug auf seine Anwendungen und Vorteile ähnlich wie Jira. Allerdings ist es auch für den Einsatz im gesamten Unternehmen konzipiert und nicht auf Softwareentwicklung und Produktmanagement beschränkt. 

Mit Asana können Benutzerinnen die Art und Weise, wie Anfragen bei einem Team eingehen, standardisieren. Das ist sehr nützlich für die unterschiedlichen Bereiche, wie den Kundensupport, den IT-Support oder Designteams. Es besteht die Möglichkeit, Workflows zu automatisieren und Asana mit anderen Tools wie Slack zu verbinden. Somit kann sichergestellt werden, dass keine Aufgabe untergeht.  Wie Jira bietet auch Asana eine Kanban-Ansicht, Gantt-Diagramme und eine Ansicht der Arbeitsauslastung eine jeden Kollegen. Das macht es für Manager hybrider Teams einfacher zu wissen, wie die Arbeit in ihrem Team verteilt ist. 

Für kleinere Teams mit weniger als 15 Personen ist die Basisversion von Asana kostenlos und bietet eine unbegrenzte Anzahl von Aufgaben und Projekten. Asana Premium kostet 10,99 € pro Benutzerin, die monatlich abgerechnet werden, während der Business-Plan 24,99 € pro Benutzer und Monat kostet. 

Monday.com

Monday.com bietet fünf verschiedene Produkte an - Work Management, ein Sales CRM, Projects, Marketer und Dev. 

Work Management ist für hybride Teams besonders geeignet und zu einem hohen Grad anpassbar. Sie können damit einzelne Aufgaben und größere Projekte verfolgen, Einblicke in die Arbeitsbelastung Ihrer Teams erhalten, Kundenprojekte verwalten und Ziele und KPIs verfolgen. Monday.com bietet auch zahlreiche Integrationen mit anderen Tools, darunter Slack, Outlook und Mailchimp. Während es die Arbeit für alle Mitarbeiterinnen vereinfacht, werden Manager es am nützlichsten finden, um den Überblick über hybride und remote-Teammitglieder zu behalten. 

Teams von zwei Personen können den kostenlosen Individual-Plan nutzen. Für größere Teams kostet der Basic-Tarif 8 € pro Benutzer pro Monat bei jährlicher Abrechnung, der Standard-Tarif kostet 10 € pro Benutzer pro Monat und der Pro-Tarif kostet 16 € pro Benutzer pro Monat. 

Miro

Hybride Teams benötigen digitale Räumen, in denen alle zusammenarbeiten können. Miro bietet genau diese Art von Räumen, die für visuelle Denker konzipiert sind. Die Whiteboard-Funktion ist kostenlos und eignet sich ideal für Brainstorming-Sitzungen. Miro bietet auch Vorlagen, die Ihnen bei der Strukturierung verschiedener Arten von Besprechungen helfen, darunter Kanban-Boards und Flussdiagramme. Benutzerinnen können auch neue Vorlagen von der Miro-Community benutzen. 

Miro kann mit anderen Tools zur Aufgabenverfolgung wie Monday.com und Jira sowie mit Design-Tools wie Adobe XD oder Figma verknüpft werden, so dass Sie Ihre gesamte Zusammenarbeit an einem Ort zusammenfassen können. 

Der Basis-Arbeitsbereich von Miro mit drei Whiteboards ist kostenlos, ebenso wie der Zugang zu Community-Vorlagen. Starter-Konten kosten $10 pro Mitglied pro Monat, und Business-Konten beginnen bei $20 pro Mitglied pro Monat. 

Invision - Freehand

Freehand von Invision ist eine weitere Whiteboarding-Plattform, die das Erfassen von Ideen und die kreative Zusammenarbeit in hybriden Meetings erleichtert. 

Die "Intelligent Canvas" ermöglicht es Nutzern, Post-it-Notizen, Bilder, Links und mehr hinzuzufügen und sie für Diskussionen visuell zu organisieren. Sie können auch Widgets wie Timer oder ein Rouletterad hinzufügen.

Invision bietet eine große Anzahl von Vorlagen, so dass es nicht nur für die Zusammenarbeit, sondern auch als Projektmanagement-Tool verwendet werden kann. Außerdem lässt es sich mit anderen Tools verknüpfen, darunter Jira, Asana, Zoom und Notion. 

Freehand ist für bis zu 30 aktive Benutzer und drei Whiteboardbereiche kostenlos. Die Pro-Version kostet $4,95 pro Benutzer und wird monatlich abgerechnet. 

Dokumentenmanagement

Die Zeit der Aktenschränke ist längst vorbei. Ebenso wie die Zeiten, in denen alle Dateien lokal auf einem PC gespeichert wurden. Heute ist ein digitales Dokumentenmanagementsystem ein Muss, ganz gleich, in welcher Branche Sie arbeiten. Dies ist ein Bereich, der besondere Sorgfalt in Bezug auf die Datensicherheit erfordert. Stellen Sie daher sicher, dass Sie bei der Suche nach einem Anbieter Ihre Sorgfaltspflicht erfüllen. 

Wir werden die folgenden Lösungen diskutieren: 

• Microsoft SharePoint
• Google Drive
• DocuWare
• Dropbox

Microsoft SharePoint

Diejenigen, die bei ihrer Arbeit bereits Zugang zu Microsoft 365 haben, verwenden mit hoher Wahrscheinlichkeit bereits SharePoint. SharePoint nutzt die Cloud, um das Konzept der geteilten Laufwerke auf die nächste Ebene zu bringen.

Neben strukturierten Ordnern und anpassbaren Berechtigungseinstellungen können Sie mit SharePoint ein Dashboard oder ein Portal für den gemeinsamen Bereich Ihres Unternehmens erstellen. Dieser kann wie ein Intranet verwendet werden, so dass Sie SharePoint nicht nur für die gemeinsame Nutzung und Speicherung von Dokumenten, sondern auch für die interne Kommunikation nutzen können. 

SharePoint integriert sich automatisch in die Microsoft Suite und ist daher ideal für alle, die bereits in dieser Infrastruktur arbeiten. 

Sie können SharePoint-Abonnements einzeln kaufen, aber am meisten Sinn macht es als Teil eines Microsoft 365-Abonnements, das ab 5,60 € pro Benutzer und Monat erhältlich ist. 

Google Drive

Für diejenigen, die keinen Zugang zur Microsoft Suite haben, ist der Google Workspace oft die erste Wahl. Dank der gut gestalteten Interfaces und der kostenlosen persönlichen Version sind viele Mitarbeiterinnen bereits mit den Funktionalitäten vertraut. 

Google Drive lässt sich flexibel organisieren und verfügt über eine leistungsfähige Suchfunktion und Berechtigungseinstellungen, aber über diese Grundfunktionen hinaus hat es nicht viel mehr zu bieten. Die Stärke von Drive liegt in den Integrationen mit anderen Google-Apps, von Gmail über Meet und Docs bis hin zu Jamboard. 

Google Workspace-Abonnements beginnen bei 5,75 € pro Nutzer pro Monat, Business Standard kostet 11,50 € pro Nutzer pro Monat und Business Plus kostet 17,25 € pro Nutzer pro Monat. Ab 300 Nutzern müssen Unternehmen ein Enterprise-Paket kaufen. 

DocuWare

DocuWare ist mehr als nur ein digitaler Aktenschrank. Neben der Ablage von Dokumenten gibt es auch Funktionen, die das Arbeiten von zu Hause oder von unterwegs aus wesentlich erleichtern. Das System umfasst Lösungen für die Rechnungsverwaltung, die Versionierung und Genehmigung von Verträgen und die sichere Archivierung. Die automatische Indexierung erspart die manuelle Eingabe von Daten oder Dokumentenbeschreibungen. 

DocuWare hat den zusätzlichen Vorteil, dass es sowohl in der Cloud als auch lokal verfügbar ist, je nach den Sicherheitsanforderungen eines Unternehmens. Die Preise sind an den jeweiligen Anwendungsfall und die Unternehmensgröße angepasst, aber kostenlose Testversionen sind verfügbar. 

Dropbox

Dropbox ist seit langem eines der bekanntesten Tools für die Verwaltungvon Dokumenten außerhalb eines Unternehmens. Das Tool ermöglicht es Unternehmen auch, ihre Dokumente in der Cloud zu verwalten und von überall aus darauf zuzugreifen. Ähnlich wie Google Drive ist Dropbox ein flexibler und zugänglicher Speicherort und erhebt nicht den Anspruch, ein interaktives Intranet für die interne Kommunikation zu sein. Allerdings bietet die Plattform auch eine Reihe von Optionen für die Dokumentenverwaltung, die die Plattform für hybride Unternehmen noch interessanter machen. 

So automatisiert Dropbox Backup zum Beispiel die Backups bestimmter Ordner auf einem Gerät und sorgt dafür, dass wichtige Dateien nicht verloren gehen. Dropbox Sign optimiert den Prozess der elektronischen Unterschrift und der Genehmigung von Dokumenten. DocSend ermöglicht Nutzern den Zugriff auf die Dokumentenanalyse, so dass Sie sehen können, wer Ihre Dokumente geöffnet, bearbeitet oder Zeit darin verbracht hat. DocSend bietet außerdem Wasserzeichen und Virtual Data Rooms für den Fall, dass sensible Informationen nur in begrenztem Umfang freigegeben werden sollen. 

Dropbox Business Standard kostet 14,50 € pro Nutzer pro Monat, Dropbox Business Advanced kostet 21,50 € pro Nutzer pro Monat. 

Company Culture & Hybrid HR Tools

Eines der schwierigsten Aspekte bei hybrider oder Remote-Arbeit ist eine lebendige Unternehmenskultur. Es gibt jedoch eine Vielzahl innovativer Tools, die beim Aufbau einer hybriden oder Remote-Firmenkultur helfen können. Sie haben alle einen etwas anderen Ansatz. Es lohnt sich also, einige Optionen zu testen, um herauszufinden, was am besten zu Ihrem Unternehmen passt. 

In diesem Kapitel beschreiben wir:

• Mystery Coffee
• Mystery Lunch
• Officevibe
• Mo
• Confetti
• Goosechase
• Wellable

Mystery Coffee

Hybrid- und Remote-Arbeiterinnen fehlt es oft an spontanen Treffen aif den Flur oder in der Kaffeeküche, die die Kreativität fördern. Mystery Coffee wurde entwickelt, um die Barriere zwischen den Arbeitsorten zu überwinden - sodass sich jeder als Teil der Unternehmenskultur fühlt. Mitarbeiter melden sich einfach beim Mystery Coffee-System eines Unternehmens an und werden nach dem Zufallsprinzip mit einer anderen Person im Unternehmen ausgelost. Sie können sich dann bei einer Tasse Kaffee 15 Minuten Zeit nehmen, um sich über alles Mögliche zu unterhalten - von ihren Hobbys und ihrem Privatleben bis hin zu ihren aktuellen Arbeitsaufgaben. 

Arbeitgeber können den Matching-Algorithmus anpassen, um Mitarbeiterinnen in verschiedenen Regionen, Abteilungen oder Hierarchieebenen zusammenzubringen. Außerdem kann die Lösung HR-Teams unterstützen, indem sie das Onboarding (insbesondere das Remote-Onboarding) ansprechender gestaltet oder DEI-Initiativen unterstützt. 

Mystery Lunch

Als Schwesterprodukt von Mystery Coffee macht Mystery Lunch das hybride Büro noch attraktiver. Wenn Ihr hybrides Unternehmen Schwierigkeiten hat, Mitarbeiter für persönliche Kontakte ins Büro zu bekommen, dann bietet Mystery Lunch einen einzigartigen Anreiz. 

Wie bei Mystery Coffee werden auch bei Mystery Lunch Kolleginnen nach dem Zufallsprinzip über einen individuellen Algorithmus ausgewählt. Sie können dann ein persönliches Mittagessen vereinbaren. Diese Möglichkeit ist ideal, um Verbindungen zwischen Abteilungen zu vertiefen, Informationssilos abzubauen oder den Austausch von Fähigkeiten zu fördern.  

In Kombination mit speziellen Aktionen, wie Gutscheinen für nahegelegene Restaurants kann Mystery Lunch ein wirkungsvolles Instrument sein, um Ihre Bürokultur zu revitalisieren. 

Officevibe

Officevibe ist ein Tool zur Bewertung von Mitarbeitererfahrungen, mit dem Personalverantwortliche und Manager die Zufriedenheit ihrer Mitarbeiter im Auge behalten können. Außerdem bietet es allen Kolleginnen einen Ort, an dem sie ihre Anerkennung für ihre Kollegen und die Unterstützung, die sie erhalten haben, teilen können. 

Neben der Automatisierung regelmäßiger Pulse-Umfragen und der Bereitstellung von Einblicken in die Unternehmenskultur, zielt Officevibe darauf ab, Führungskräfte zu unterstützen. Auf der Plattform können auch 1-zu-1-Gespräche geführt, Ziele und KPIs verfolgt werden und die Mitarbeiterinnen können anonymes Feedback an die Führungskräfte geben. Diese digitalen Tools sind besonders wertvoll für hybride und Remote-First-Führungskräfte, die nicht den Vorteil haben, ihre Teams jeden Tag im Büro zu sehen. 

Eine Basis-Version von Officevibe ist kostenlos erhältlich. Die Essential-Version kostet $5 pro Person pro Monat, während die Pro-Version viele weitere Funktionen bietet und $8 pro Person pro Monat kostet. 

Mo

Mo zielt darauf ab, die Mitarbeiterbindung zu erhöhen, das Engagement zu steigern und die Produktivität zu erhöhen mittels einer intuitiven Software für Mitarbeiteranerkennung.  

Anlässe wie Geburtstage oder Arbeitsjubiläen können ebenfalls automatisiert werden, so dass man nie vergessen wird. Arbeitgeber können Mo auch als Plattform für die Verwaltung von Unternehmensauszeichnungen oder Belohnungen nutzen, da es mit einem umfangreichen Netzwerk von Geschenkkarten verbunden ist. Außerdem kann Führungskräften ein Budget für die Belohnungen ihres Teams zugewiesen werden, das sich auf der Plattform leicht nachverfolgen und verwalten lässt. 

Der Starter-Plan von Mo kostet $3 pro Benutzer pro Monat, das Level Up-Paket kostet $5 pro Benutzer pro Monat. 

Confetti

Confetti ist eine Plattform, die die Planung von spannenden Team-Events erleichtert. Ihr Angebot umfasst Veranstaltungen für spezielle Firmenevents, wie z.B. Onboarding, Teambuilding-Tage oder Firmenfeiern. Es gibt auch Veranstaltungen, die für bestimmte DEI-Events wie den Pride Month oder den Mental Health Awareness Month geeignet sind. 

Nutzerinnen können zwischen virtuellen und hybriden Veranstaltungen wählen, eine inhaltliche Einstufung vornehmen (von familienfreundlich bis hin zu "anything goes") und veranstaltungsspezifische Upgrades hinzufügen. Sie können zum Beispiel einen virtuellen Yogakurs oder einen hybriden Trivia-Abend auswählen. 

Die Preise variieren für die verschiedenen Arten von Veranstaltungen. Bei Veranstaltungen wie Kochkursen muss auch sichergestellt werden, dass Confetti in alle Regionen liefert, in denen Ihre Mitarbeiter beschäftigt sind. 

Goosechase

Goosechase ist eine weitere innovative Plattform für den Aufbau einer Remote- oder Hybrid-Teamkultur. Damit können Sie individuelle Schnitzeljagden oder Wettbewerbe für Ihre Teams erstellen. Die Teilnehmerinnen können Kommentare oder Fotos einreichen, wenn sie die Aufgaben abhaken. 

Bei einem Gesundheits- und Wellness-Wettbewerb könnten Sie Ihre Mitarbeiter beispielsweise auffordern, eine 5-minütige Meditationsübung durchzuführen, ein Foto von sich bei einem kurzen Spaziergang zu machen oder einen Schnappschuss von ihrem gesunden Mittagessen zu teilen. Die Wettbewerbe sind eine großartige Ergänzung zu einer persönlichen Veranstaltung. Sie können aber auch einen allgemeineren Challenge erstellen, an dem die Mitarbeiterinnen unabhängig von ihrem Arbeitsort teilnehmen können. 

Einzelne Programme beginnen bei $399 für entweder 8 Teams oder 8 Teilnehmer. Abonnements beginnen bei $850 pro Monat für eine Abteilung oder ein kleines Unternehmen. 

Wellable

Für HR-Teams, die gute Benefits für hybride Arbeitnehmer bieten möchten, bietet Wellable Arbeitgebern die Möglichkeit, gemeinsam Wellness-Challenges für ihre Teams zu erstellen. Wellable geht über die traditionellen Aufgaben der Schrittzählung hinaus und bietet Optionen für die körperliche, geistige und umweltbezogene Gesundheit. 

Arbeitgeber können On-Demand-Fitnesskurse, Meditationssitzungen, Rezepte oder schlaffördernde Inhalte hinzufügen. Wellable bietet auch vierteljährlich stattfindende Veranstaltungen an, wie z. B. eine Serie zur Selbstfürsorge und eine Serie zur Teambildung. Außerdem können Sie Wellable als Belohnungsplattform für Ihre Mitarbeiterinnen nutzen, die durch die Teilnahme an Wellness-Aktivitäten Punkte sammeln können. Diese können dann bei einem der Wellable-Partner, zu denen Airbnb, Headspace, Spotify und andere gehören, eingelöst werden. 

Einzelne 4-wöchige Challenges für bis zu 100 Benutzer beginnen bei $500. Das Abonnement für die Wellness-Plattform beginnt bei $75 pro Monat für mindestens 25 Benutzer. Andere Erlebnisse und Dienstleistungen können auch à la carte gebucht werden. 

Design & Creativity

Kreative Zusammenarbeit ist in einer hybriden Umgebung eine besondere Herausforderung. Es gibt jedoch zahlreiche Apps und Softwarelösungen, mit denen man Entwürfe mit Kollegen teilen kann, um gleichzeitig Kommentare und Markierungen hinzuzufügen und sogar Live-Bearbeitungen vorzunehmen. 

Wir stellen die folgenden Softwarelösungen vor:

• Canva
• Figma
• Visme
• Cage

Canva

Canva ist eine webbasierte Designplattform, die so konzipiert ist, dass sie sehr einfach zu bedienen ist. Mit einem riesigen Angebot an kostenlosen Vorlagen können selbst Einsteigerinnen in das Grafikdesign attraktive Designs für Printmedien, Websites oder soziale Medien erstellen. 

Die Business-Konten von Canva sind nicht nur einfach zu bedienen, sondern ermöglichen es den Nutzern auch, andere Personen einzuladen, ihre Designs anzusehen, zu kommentieren und zu bearbeiten. Benutzer können zusätzlich Ordner erstellen, die das Auffinden früherer Designs erleichtern, und ihre eigenen standardisierten Vorlagen erstellen. Wichtige Design-Assets wie Schriftarten oder Farben können in einem Brand Kit gespeichert werden. Und schließlich können größere Teams mit Hilfe von Genehmigungsworkflows den Prozess der Fertigstellung eines Designs vereinfachen. 

Die Grundfunktionen von Canva sind kostenlos verfügbar, und Einzelpersonen können eine Pro-Lizenz für 12,99 $ pro Monat erwerben. Teams von bis zu 5 Personen können Canva für 13,99 € pro Monat nutzen, wobei die Preise umso günstiger werden, je größer Ihr Team ist. 

Figma

Figma ist eine weitere webbasierte Design-Software, die speziell dafür entwickelt wurde, Mitarbeiter aus der ganzen Welt zusammenzubringen. Es kann auch von UX- und UI-Designerinnen verwendet werden, um Wireframes von Apps und Websites und interaktive Prototypen zu erstellen. Benutzer können Mitarbeiter einladen, Kommentare zu Prototypen hinzuzufügen, die dann automatisch in die Designansicht übernommen werden. 

FigJam von Figma bietet nicht nur die Möglichkeit, am selben Ort zu entwerfen, sondern kann auch für Brainstorming und Diagramme während Besprechungen verwendet werden, was besonders für hybride Teams nützlich ist. All diese Funktionen erleichtern die Zusammenarbeit bei kreativen Projekten - unabhängig davon, wo sich Ihre Teams befinden. 

Die Starter-Pakete von Figma sind kostenlos, allerdings können Sie nur drei Figma- und FigJam-Dateien erstellen. FigJam Professional kostet 3 € pro Editor pro Monat, während Figma Professional 12 € pro Editor pro Monat kostet. 

Visme

Visme ist eine Online-Plattform zur Erstellung von Präsentationen, Grafiken für soziale Medien, Datenvisualisierungen und anderen Markeninhalten. Sie ist ideal für Marketingspezialisten, Vertriebsteams und interne Kommunikationsteams. 

Attraktive Vorlagen bedeuten, dass auch Personen mit begrenzten Grafikdesign-Kenntnissen relativ einfach attraktive Designs erstellen können. Mit dem Brand Wizard können die Benutzer Schriftarten, Farben und Logos ihrer Marke nahtlos in die Plattform einfügen. Außerdem können sie die fertigen Inhalte direkt in Visme planen, terminieren und veröffentlichen, ohne sich um das Herunterladen und Speichern von Assets an anderer Stelle kümmern zu müssen. 

Einzelpersonen können Visme mit gewissen Einschränkungen kostenlos nutzen oder zu den Starter-Paketen für $29 pro Monat wechseln. Die Pro-Version kostet $59 pro Monat, aber für Teams mit mehreren Personen muss ein individuelles Angebot eingeholt werden. 

Cage

Cage wurde speziell für die Zusammenarbeit entwickelt. Es eignet sich für alle Arten von kreativen Projekten, einschließlich Videos, Podcasts und Audiodateien, Bilddateien und über 150 weitere Dateiformate. Benutzerinnen können Bilder, Videoframes oder Audio-Zeitstempel ganz einfach mit Kommentaren versehen und diese direkt hinzufügen.  

Kommentare können als öffentlich oder privat eingestellt werden, so dass kleinere Teams ihr Feedback von den Kommentaren der Kunden oder des gesamten Teams getrennt halten können. Die Benutzer können auch Dateiversionen speichern, so dass Sie leicht sehen können, was sich gegenüber einer früheren Version geändert hat. 

Aufgabentafeln und Nachrichtenoptionen machen es einfacher, den Fortschritt eines Projekts zu verfolgen und zu sehen, wer für was verantwortlich ist. Sie können auch einen Genehmigungsprozess hinzufügen, der sowohl intern als auch mit externen Kunden funktioniert. 

Einzelne Benutzerinnen können Cage kostenlos für ein Projekt testen, bevor sie auf das Standard-Paket upgraden, das 8 $ pro Benutzer und Monat kostet. Das Professional-Paket bietet noch mehr Speicherplatz und Möglichkeiten zur Zusammenarbeit und kostet $14 pro Benutzer und Monat. 

Focus & Productivity

Fokus und Produktivität sind wichtige Themen für Mitarbeiterinnen, die in einem hybriden Arbeitsumfeld beschäftigt sind. Manche Mitarbeiter können sich besser konzentrieren, wenn sie von zu Hause aus arbeiten, während andere einen festen Büroplatz benötigen, um sich zu konzentrieren und zu arbeiten. Wo auch immer Sie arbeiten, diese Tools und Apps können Sie dabei unterstützen, einen "Flow"-Zustand zu erreichen und mehr aus Ihrem Tag herauszuholen. 

In dieser Kategorie werfen wir einen Blick auf:

• Forest
• one sec
• Focusmate
• Motion

Forest

Forest ist eine unkomplizierte App, welche die Ablenkung durch das Smartphone reduziert und zum konzentrierten Arbeiten anregt. Die App nutzt Gamification, um die Konzentration zu fördern, und belohnt den Benutzer, wenn er sein Telefon über einen längeren Zeitraum nicht in die Hand nimmt. 

Die Benutzer wählen im ersten Schritt einen Baum für ihren Online-Wald aus. Sie entscheiden dann, wie lange sie sich konzentrieren möchten und drücken auf Start. Wenn sie ihr Telefon in die Hand nehmen und die Forest-App verlassen, stirbt ihr Baum. Wenn sie sich weiterhin konzentrieren, können sie ihrem Wald einen neuen Baum hinzufügen. 

Die kostenlose Version bietet die meisten der wichtigsten Funktionen mit Werbeunterbrechungen. Die Premium-Version bietet eine größere Auswahl an Bäumen für den Wald und die Möglichkeit, In-App-Münzen zu spenden, um echte Bäume zu pflanzen. 

one sec

Die one sec App hat ein ähnliches Ziel wie Forest - sie soll Nutzer davon abhalten, zwischen Telefon-Apps zu wechseln und in sozialen Medien zu scrollen. Der Mechanismus ist jedoch viel einfacher. 

Anstatt die Benutzerinnen aufzufordern, in der one sec App zu bleiben, muss man, sobald man auf eine eingeschränkte App klickt, eine Sekunde lang warten (oder eine Atemübung absolvieren), bevor man darauf zugreifen darf. Die Reibung, die durch die Pause entsteht, erinnert den Nutzer an seine Prioritäten und wird ihn theoretisch dazu ermutigen, das Handy wegzulegen. Es gibt auch einen Fokus-Modus, in dem man alle Apps und Websites blockieren kann, um Zeit für intensive Konzentration zu gewinnen. 

Die kostenlose Version der App kann nur eine einzige ausgewählte App blockieren, während die kostenpflichtige Version eine breite Palette von App-Blockern und anderen Funktionen bietet. 

Focusmate

Focusmate basiert auf der einzigartigen Idee, dass wir manchmal die Anwesenheit einer anderen Person brauchen, um uns zu konzentrieren. Dieses Prinzip der "Körperverdopplung" ist besonders für Menschen mit ADHS von Bedeutung, und einige Studien haben gezeigt, dass diese Praxis einige Vorteile haben könnte. Theoretisch kann die Anwesenheit im Büro in der Nähe anderer Menschen, die produktiv arbeiten, auch uns helfen, produktiver zu sein. 

Die Plattform von Focusmate hilft dabei, dieses Prinzip durch "virtuelles Coworking" ins Home Office zu bringen. Man bucht zuerst ein Zeitfenster, wenn man etwas erledigen möchte. Die Benutzerin wird dann nach dem Zufallsprinzip mit einem Partner zusammengebracht. Wenn die Partner dem Videogespräch beitreten, können beide kurz sagen, was sie während der Zeit erledigen möchten, und dann beginnen sie mit der Arbeit - wobei die Kamera eingeschaltet bleibt. Am Ende der Videosession können sich die Partner über ihre Fortschritte austauschen. 

Focusmate ist kostenlos für bis zu drei Einheiten pro Woche. Für unbegrenzte Anwendungen kostet Focusmate Plus $9,99 pro Monat oder $6,99 pro Jahr. 

Motion

Für diejenigen, die eine Vielzahl von Aufgaben zu erledigen haben, aber keinen Assistenten zu haben, bietet Motion einen KI-Assistenten, der einem hilft, so produktiv wie möglich zu sein. 

Motion kann den Tag planen und Aufgaben, die nicht erledigt werden konnten, nach Prioritäten ordnen und neu planen. Mit dem Aufgabenmanager lassen sich Fristen im Auge behalten, so dass die dringendsten Aufgaben ganz vorne auf der Agenda stehen. Motion trägt Aufgaben in den Kalender ein und sorgt dafür, dass alles innerhalb des regulären Zeitplans erledigt werden kann. Außerdem warnt es die Benutzer, wenn sie sich zu viel vorgenommen haben. 

Für hybride Managerinnen kann Motion auch dabei helfen, die Arbeit für Teams zu planen, um sicherzustellen, dass ihre Arbeit an größeren Projekten nicht verschoben oder depriorisiert wird. Board-Ansichten helfen dabei, Aufgaben in verschiedene Ansichten zu sortieren, so dass man sehen kann, was noch zu tun ist. 

Individuelle Abonnements kosten $34, die monatlich abgerechnet werden, während Team Abonnements $20 pro Benutzer kosten, die monatlich abgerechnet werden. 

Tools für hybrides Arbeiten - für jedes Unternehmen individuell 

Dieser Artikel enthält viele gute Beispiele von Software, die ein hybrides Unternehmen unterstützen können. 

Jede Organisation ist jedoch einzigartig. Es kann eine Weile dauern, bis man die richtige Auswahl für sich gefunden hat, die sich auch erfolgreich ineinander integrieren lässt.  

Hier sind unsere drei Tipps, die Ihnen bei der Auswahl helfen können: 

1. Erfragen Sie immer zuerst, was Ihre Mitarbeiter brauchen 
2. Lassen Sie jedes Tool von potenziellen Benutzern aus mehreren Abteilungen bewerten 
3. Nutzen Sie kostenlose Demos und Testphasen, damit Sie ein Tool in Aktion erleben können 

Wir hoffen, dass Ihnen unser Artikel gefallen hat. Wenn Sie ein Tool benötigen, das Ihre hybride Unternehmenskultur unterstützt, können Sie sich jederzeit bei uns melden!