Virtuelle Kaffeepausen – Tipps und Tricks! Der einfache Weg zur gesunden Unternehmenskultur

WAS IST EINE VIRTUELLE KAFFEEPAUSE?

Es treffen sich zwei oder mehr Kollegen und Kolleginnen* virtuell zu einem lockeren Austausch. Besonders zu Anfang der Corona Pandemie wurden diese informellen Treffen zunehmend beliebter. Denn der tägliche Plausch in der Kaffeeküche und das zufällige Treffen auf dem Gang fielen weg.

VORTEILE VON VIRTUELLER KAFFEEVERNETZUNG

Demnach helfen diese virtuellen Treffen nicht nur den Kontakt zu den Kollegen zu halten, sondern auch dabei, sich im Homeoffice nicht allein zu fühlen.

Eine besondere Variante sind zufällige Kaffeetreffen mit Kollegen. Hierbei werden Kolleginnen von unterschiedlichen Abteilungen und auch Standorten miteinander vernetzt.

Aus diesen zufälligen virtuellen Treffen ergeben sich eine Reihe von Vorteilen:

• Wohlbefinden nimmt zu: Wer kennt es nicht? Eine Kaffeepause mit den Kollegen kann nicht nur lustig, sondern auch entspannend sein. Sie dienen als Ventil für Ärger, aber auch zum persönlichen Austausch oder sogar zum besseren Kennenlernen.
• Man fühlt sich als Teil der Firma: Durch das Homeoffice fällt der physische Identifikationsort mit der Firma weg – das Büro. Um sich trotzdem als Teil des Großen und Ganzen zu fühlen sind informelle Gespräche zwischen Kollegen genau das Richtige. Noch interessanter wird es, wenn man auf eine bisher unbekannten Kollegin trifft.
• Die Produktivität steigert sich: Gute Laune steigert nicht nur die Motivation, sondern auch die Produktivität. Durch positive Stimmung kann mehr erledigt werden, Mitarebeiter sind kreativer und arbeitet besser im Team zusammen.
• Abteilungsübergreifende Vernetzung: Durch zufällige Kaffeetreffen lernen Mitarbeiterinnen bisher unbekannte Bereiche und Kollegen kennen. Das stärkt nicht nur die Firmenkultur, sondern verhindert ebenfalls interne Silobildung.

WELCHE THEMEN BESPRICHT MAN BEI EINER ZUFÄLLIGEN VIRTUELLEN KAFFEEPAUSE?

Sitzt man einer neuen Person das erste Mal gegenüber, kann es manchmal schwierig sein einen passenden Einstieg in das Gespräch zu finden. Der virtuelle Rahmen kann dies noch verstärken, da der Gegenüber nur zweidimensional wahrgenommen wird. Eine besondere Lösung zum Einstieg sind sogenannte „Ice-Breaker“ Fragen. Diese helfen dabei auf eine lockere Art und Weise einen Gesprächseinstieg zu finden und den Gesprächspartner etwas besser kennen.

Hier eine Liste möglicher Ice-Breaker Fragen:

• Was war dein bisheriges Highlight diese Woche?
• Welche drei Dinge dürfen auf deinem Schreibtisch nicht fehlen?
• Welche Serie und/oder Film hat dich am meisten beeindruckt?
• Wenn du einen YouTube-Kanal starten würdest, worüber würde er sein?
• Was sind deine Lieblingstools, -seiten oder -apps für Produktivität?

Tipp: Es gibt auch virtuelle Coffee Matching Plattformen, bei denen diese „Ice-Breaker“ Fragen automatisch generiert werden. Das macht den Einstieg noch einfacher!

VIRTUELLE KAFFEEPAUSEN GESTALTEN

An erster Stelle der Planung von virtueller Kaffeevernetzung steht die Frage, was das Ziel dieser ist. Eine gesunde Unternehmenskultur besteht aus mehreren Faktoren, wie beispielsweise Vertrauen, dem Anerkennen von Diversität, aktiver Stressprävention, Zugehörigkeitsgefühl, Wertschätzung und Vernetzung. Virtuelle Kaffeepausen können gezielt dazu beitragen, die genannten Faktoren zu unterstützen.

Doch wie genau sieht nun die Gestaltung dieser aus?
Eine besonders wichtige Rolle spielt hierbei die Personenzahl. Diese beeinflusst maßgeblich, inwiefern die Mitarbeiter während eines virtuellen Treffens miteinander agieren:

TREFFEN ZWISCHEN ZWEI KOLLEGEN

Bei dieser Form haben die beiden Kolleginnen die Möglichkeit sich besser kennen zu lernen. Es gibt ihnen den Raum, gezielt aufeinander einzugehen, Fragen zu stellen und von eigenen Erfahrungen zu berichten. Werden zufällige Matching Formate genutzt sollte dies die bevorzugte Personenanzahl sein. Denn damit haben die Kollegen eine viel bessere Chance den Bereich und die Aufgaben des anderen, bisher Unbekannten, kennen zu lernen.

Zudem wird empfohlen für die ersten Treffen nicht mehr als 15 Minuten einzuplanen, damit kein Druck bei den Gesprächspartnern aufgebaut wird eine längere, vorgeschrieben Zeit mit Inhalten zu füllen. Diese Form der Kaffeepause eignet sich besonders um Silos im Unternehmen abzubauen und die Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen über Abteilungen hinaus zu vernetzen. Außerdem bildet sich dadurch Wertschätzung und Vertrauen in die Kompetenzen der anderen Abteilungen.

TREFFEN IN GRUPPEN

Treffen sich mehr als drei Kollegen zum zufälligen virtuellen Kaffeetrinken, sollte der Fokus eher darauf liegen, Abwechslung in den Arbeitsalltag zu bringen. Ein Kennenlernen mit unbekannten Kolleginnen gestaltet sich hier oftmals als schwierig. Zum Beispiel kommt nicht jeder in gleichem Maße zu Wort, was Frustration erzeugen kann. Treffen in Gruppen sind jedoch ideal, wenn sich die Teammitglieder bereits kennen.

Unser Mystery Minds Team hat beispielsweise einen Monday Morning Check-In ins Leben gerufen: Allen Kollegen und Kolleginnen steht es frei sich Montag morgens mit einer Tasse Kaffee zuzuschalten und von ihrem Wochenende zu erzählen. Somit bleiben alle auf dem neusten Stand und das Zugehörigkeitsgefühl wird gestärkt. Damit sorgt nicht nur das Koffein des Kaffees dafür, dass jedes Teammitglied motivierter und voller Tatendrang in die neue Woche startet.

TOOLS FÜR VIRTUELLE KAFFEEPAUSEN

Die klassischen genutzten Tools für virtuelle Kaffeepausen sind Microsoft Teams, Zoom, Webex, Skype, Mystery Meet oder Slack. Die Wahl hängt oftmals von der Software ab, die von der Firma bereits intern genutzt wird. Jedoch haben ein paar dieser virtuellen Meeting Tools hilfreiche Features, die sich kreativ in das Gespräch mit einbinden lassen:

• Filter:

Was viele nicht wissen ist, dass bei während eines Zoom Calls Filter angewendet werden können. Diese können die Stimmung nochmal ungemein heben und bringen viel Spaß in eine Unterhaltung. Verbinden lässt sich dies gut mit einer Ice-Breaker Frage: Welcher ist dein Lieblingsfilter und weshalb? Jedoch sollten Mitrbeiter immer daran denken, den Filter nach dem Gespräch wieder auszuschalten, wenn sie Zoom auch geschäftlich nutzen.

• Reaktionen mit Emojis:

Diese Tools eigenen sich vor allem aus einem besonderen Grund für virtuelle Kaffeepausen. In Gruppenmeetings können Kollegen Reaktionen, wie Applaus oder lächelnde Emojis mit den anderen Gesprächspartnern teilen. Somit kann jeder Kollege Emotionen ausdrücken, auch wenn er bei dem virtuellen Team Coffee gerade nicht zu Wort kommt. Das macht die gemeinsame Kaffeepause noch interaktiver und lebendiger!

• Screensharing:

Man trinkt gerade mit einer Kollegin einen virtuellen Kaffee und spricht über den letzten Urlaub auf Mallorca. Wäre es nicht toll, der Kollegin an dieser Stelle das Lieblingsurlaubsbild zu zeigen? Mit den genannten Tools ist genau das möglich, denn sie haben die Funktion den eigenen Bildschirm zu teilen. Somit lernen sich die Kolleginnen noch viel besser kennen und die Kaffeepause ist noch abwechslungsreicher!

• Ice-Breaker und „Infokärtchen“

Mystery Meet bietet die Möglichkeit, Ice-Breaker Fragen direkt nach Zufallsprinzip generieren zu lassen. Das ist besonders hilfreich bei zufälligen Kaffeepausen mit unbekannten Kollegen, um den Einstieg ins Gespräch zu finden. Hier werden außerdem Informationen über den Partner angezeigt, beispielsweise Standort, Abteilung und persönliche Interessen. Mystery Meet ist ein in-house Tool von Mystery Minds. Wird die virtuelle Mystery Coffee Plattform genutzt, bekommen die Matching Partner den Link zu diesen Video Chat Tool direkt mitversandt.

VERNETZUNG UND UNTERNEHMENSKULTUR

Unternehmenskultur besteht aus zwei Ebenen:

Erstens, der sichtbaren Ebene nach außen. Sie wird öffentlich durch die Vision eines Unternehmens, das Leitbild und die Mission dargestellt.

Zweitens, die innere, nicht nach außen sichtbare Ebene, welche die Firmenwerte, die Beziehungen zwischen Kollegen, das Zugehörigkeitsgefühl, Wertschätzung und Vertrauen umfasst.

Diese zwei Ebenen müssen im Einklang sein, damit die Mitarbeiter sich im Unternehmen wohlfühlen. Denn was gibt es Schlimmeres für einen Arbeitnehmer als aus Überzeugung des Leitbilds einen neuen Job anzunehmen nur um dann zu merken, dass dieses intern gar nicht umgesetzt wird? Wie lange wird ein Mitarbeiter, der diese Erfahrung macht, dem Unternehmen wohl zugehörig bleiben?

UNTERNEHMENSKULTUR IM HOMEOFFICE

Durch die Corona-Krise haben einige Unternehmen die Aufrechterhaltung der Unternehmenskultur nach hinten priorisiert – es galt schwerwiegendere Probleme zu lösen. Die Repräsentation nach außen wurde meist angepasst und aufrechterhalten, jedoch wurde sich zu wenig um die zweite Ebene gekümmert.

Wie die Studie von McKinsey 2021 zeigt, spielt der Kontakt zu Kollegen eine große Rolle bei der Überlegung den Job zu wechseln. Obwohl Vernetzung nicht der einzige Faktor ist, der eine gesunde Unternehmenskultur bedingt, ist er ein Wichtiger.

Denn nur wer die Kollegen und Kolleginnen kennt, kann Vertrauen zu ihnen aufbauen, deren Arbeit schätzen und sich zugehörig fühlen. Virtuelle Kaffeepausen sind nur ein Baustein einer ganzen Reihe an Angeboten, die Unternehmen ihren Mitarbeitern bieten sollten. Es ist jedoch ein einfacher und unkomplizierter Weg, um die Unternehmenskultur dauerhaft aufrecht zu halten, unabhängig davon ob mobil, hybrid oder vor Ort gearbeitet wird.

FAZIT

Hat man das Ziel der virtuellen Kaffeepausen klar vor Augen, ist die Planung kinderleicht. Ob in Gruppen oder in zufälligen Treffen zwischen zwei Kollegen können diese lockeren Treffen viel zur Unternehmenskultur beitragen.

Die Pandemie hat gezeigt, dass eine gesunde Unternehmenskultur nicht nur wichtig für den einzelnen Arbeitnehmer, sondern auch für die Firma ist. Kaffeevernetzung ist eine unkomplizierte Maßnahme den Mitarbeitern eine Plattform des Austauschs zu bieten.

Hierbei sind zufällige Treffen mit unbekannten Kollegen und Kolleginnen besonders spannend: diese bringen nicht nur Abwechslung in den Alltag, sondern helfen dabei abteilungsübergreifende Vernetzung zu schaffen.

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*Aus Gründen der Lesbarkeit wurde im Text abwechselnd die männliche und weibliche Form gewählt, nichtsdestoweniger beziehen sich die Angaben immer auf Angehörige beider Geschlechter.