Eine Workation planen: Voraussetzungen, Tipps und Checkliste

Zuerst einmal die Grundlagen: Was bedeutet “Workation”? 

"Workation" kann sich auf Firmenveranstaltungen beziehen, die außerhalb des Büros stattfinden - normalerweise an einem Ort, der auch ein Urlaubsort ist. Workations bieten in der Regel ein gemischtes Programm aus Workshops, Einzelarbeit und teambildenden Freizeitaktivitäten. 

Der Begriff "Workation" wird manchmal auch verwendet, um einen begrenzten Digitalen Nomaden-Lebensstil zu beschreiben. Eine Person, die an ein Urlaubsziel reist und gleichzeitig mobil arbeitet, kann dies als Workation bezeichnen.
Viele europäische Unternehmen verwenden jedoch den Begriff "Workation" anstelle der amerikanischen Begriffe "Offsite" oder "Corporate Retreat". 
Workations sind eine Möglichkeit die Zusammenarbeit und Kollaboration unter Kolleginnen* zu fördern. 

Diese Variante, bei der ein Unternehmen eine Workation für seine Beschäftigten plant, werden wir in diesem Artikel näher betrachten. 

Warum sollte ein Unternehmen in eine Workation investieren? 

Das sind unsere drei Hauptgründe: 

1. Stimulierung von Fokus und Kreativität 

Selbst wenn die Kollegen* an Hybrid- und Remotearbeit gewöhnt sind, ist ein gelegentlicher persönlicher Austausch durch nichts zu ersetzen. Der Aufenthalt an einem anderen Ort kann zudem die Kreativität fördern: 34% der Arbeitnehmer geben an, dass sie ihre besten Geschäftsideen auf Reisen haben.
Während der Workation können in Arbeitsgruppen allgemeinere Bedenken und Fragen geäußert werden und man kann sich auf Themen konzentrieren, die außerhalb des Tagesgeschäfts des Unternehmens liegen. Dies ist ideal, wenn man eine neue Strategie entwickeln oder die bisherige Leistung eingehend bewerten möchte. 

2. Investment in die Firmenkultur 

Eine Unternehmenskultur ausschließlich online aufzubauen und zu fördern, ist sehr schwer. Viele Organisationen bemühen sich sehr um den Aufbau einer unterstützenden "Remote-First"-Kultur, die es den Mitarbeiterinnen* ermöglicht, sich sowohl digital als auch persönlich kennen zu lernen. Dieses Remote-First Modell bedeutet jedoch auch, dass manche Kollegen ausschließlich online verfügbar sind.  

Off-Sites sind hierbei eine ideale Möglichkeit für die Kollegen, um sich persönlich kennenzulernen. Dieser persönliche Kontakt hat viele positive Effekte, unter anderem die Steigerung des Wir-Gefühls und somit eine Wirkung auf die Unternehmenskultur.  

3. Belohnungen und Mitarbeiterbindung 

Workations können zwei strategische Ziele auf einmal erfüllen: Die Erreichung von Unternehmenszielen und die Mitarbeiterbindung. Durch die Organisation von Workations an attraktiven Reisezielen und die Planung von interessanten Aktivitäten wird die Reise für die Mitarbeiterinnen ebenso zu einem Gewinn oder einer Belohnung wie eine Geschäftsreise.
Um den Erlebniswert einer Workation zu erhöhen, sollte das Unternehmen für diese Aktivitäten bezahlen oder einen Tag der Reise für die persönliche Erkundung des Reiseziels freigeben. 

 

Planung einer Workation: kostenlose Checkliste 

Wer für die Planung einer Workation zuständig ist, liegt nicht immer auf der Hand. 

Liegt die Verantwortung bei People & Culture? Wenn das Unternehmen ein Event-Team organisiert, liegt die Verantwortung dann bei jeder einzelnen teilnehmenden Abteilung? Muss das Unternehmen eine externe Agentur beauftragen, die sich um die detaillierte Planung kümmert?  

In die Entscheidung in eine Workation zu investieren, sind oftmals viele Parteien verwickelt. Jedoch sollte das Stattfinden einer Workation nicht an die Belegschaft kommuniziert werden, bevor die Planungszuständigkeit nicht geklärt ist. Wenn Sie kein eigenes Team für Firmenveranstaltungen haben, könnte eine Option zudem eine externe Agentur sein.  

Eines sollte klar sein: Die Organisation einer Workation ist selten eine Aufgabe für eine einzelne Person. Es gibt viele Themen zu recherchieren, unzählige Entscheidungen zu treffen und unterschiedlichste Interessengruppen zufrieden zu stellen. 

Dieser Artikel beschreibt einige der grundlegenden Schritte der Planung und fasst alle Voraussetzungen zusammen.  
Eine ausführliche Checkliste alle können sie hier herunterladen:  

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Die wichtigsten Elemente bei der Planung Ihrer Workation 

Erwartungen sammeln 

Der erste Schritt besteht darin, die Erwartungen der Organisatoren zu verstehen. Gibt es bestimmte Ziele, die sie erreichen möchten? Wie viele Tage werden sie voraussichtlich benötigen? 

Findet diese Veranstaltung in einem Moment der Krise statt, in dem Sie Ihre Strategie völlig neu überdenken müssen? Gibt es viele heikle Themen zu besprechen? 

Oder findet diese Workation nach einer großartigen vierteljährlichen oder jährlichen Leistung statt? In diesem Fall könnte sie als Gelegenheit dienen, zu verstehen, was den Erfolg gebracht hat und wie man ihn wiederholen kann. Außerdem könnte es sinnvoll sein, den Anteil der Freizeitaktivitäten zu erhöhen, damit die Reise auch als Feier dient. 

Sobald Sie wissen, was sich die Führungskräfte von der Reise erwarten, sollten Sie einige Meinungen aus dem gesamten Team einholen. Wenn das Unternehmen bereits zuvor eine Workation durchgeführt hat, sollten Sie das Feedback berücksichtigen, das Sie nach dieser Veranstaltung erhalten haben. Ist es die erste geplante Workation.  
Kann eine kurze Umfrage bei der Planung sehr hilfreiche sein. 

Sie können die folgenden Fragen stellen: 

• Können Sie ins Ausland reisen? Einige Mitarbeiterinnen können aufgrund von Visabeschränkungen und Einreisebestimmungen, Betreuungspflichten zu Hause oder Bedenken bezüglich der Barrierefreiheit möglicherweise nicht an Reisen ins Ausland teilnehmen. 
• Was würden Sie sich von einer Workation wünschen? Die Mitarbeiter haben bestimmt ihre eigenen Vorstellungen einer erfolgreichen Workation. Sie möchten vielleicht ihre Kolleginnen persönlich treffen, die Entwicklung und Strategie des Unternehmens besser verstehen, an unterhaltsamen Aktivitäten teilnehmen oder eine neue Stadt oder ein neues Land kennenlernen. 
• Welche Art von Aktivitäten würden Sie interessieren? Wenn Sie bereits eine Liste mit potenziellen Aktivitäten haben, die vom Führungsteam vorgeschlagen wurden, können Sie die Mitarbeiter bitten, ihr Interesse zu bewerten. So erfahren Sie, welche Ideen, die meiste Begeisterung hervorrufen. 

Denken Sie daran, dass Sie es nie allen recht machen können. Sie müssen in erster Linie die Geschäftsziele erreichen. Wenn Sie jedoch wissen, was den meisten Kolleginnen gefallen würde, können Sie einen Zeitplan erstellen, der den unterschiedlichen Wünschen entspricht. 

 

Auswahl eines Standorts – Wo soll die Workation stattfinden? 

Eine Entscheidung, die Sie zu Beginn des Prozesses treffen müssen, ist die Entscheidung über den Ort, an dem Sie Ihre Workation durchführen möchten. 

LinkedIn ist voll von atemberaubenden Fotos von Retreats von Unternehmen am Strand. Dies hat zu der Annahme geführt, dass Workations üblicherweise im Ausland an teuren, extravaganten Orten stattfinden. 

Aber entspricht nicht der Wahrheit. Die meisten Veranstaltungen finden immer noch relativ lokal statt, oft in Hotels, die spezielle Unterstützung für Workshops anbieten. Die Fotos sind weniger idyllisch, aber die Organisation kann trotzdem ihre Geschäftsziele erreichen. 

Natürlich gibt es für beide Optionen Vor- und Nachteile. 

Vorteile einer Workation im Ausland: 

• Die Mitarbeiter werden aus ihrer Routine herausgeholt und tauchen völlig in die Reise ein. Das kann die Kreativität zusätzlich anregen. 
• Reiseziele in der Natur können eine inspirierende und entspannende Wirkung nach den Workshops des Tages haben.  
• Viele Mitarbeiterinnen sehen Auslandsreisen als Unternehmensvorteil an - das ist nicht etwas, das jedes Unternehmen anbietet. Sie können daher ein wertvoller Teil des Employer Brandings sein. 
• Teams haben eher die Möglichkeit, gemeinsam neue Erfahrungen zu machen, was dazu beiträgt, engere Beziehungen zu entwickeln und Initiativen zur Teambildung zu unterstützen. 

Nachteile von Workations im Ausland: 

• Die Reisekosten sind meistens höher und können zusätzliche Gebühren wie Visum- und Gepäckkosten beinhalten. 
• Möglicherweise muss mehr Zeit für die Reise eingeplant werden, so dass die Zeit vor Ort geringer ausfällt. 
• Je nach gewähltem Land können sprachliche oder kulturelle Barrieren auftreten.
• Für Unternehmen können rechtliche Fragen dazu aufkommen: Dürfen die Mitarbeiter im Ausland arbeiten dürfen, insbesondere wenn sie mit einem Touristenvisum in das Land einreisen?
• Firmen werden wahrscheinlich eine zusätzliche Versicherung benötigen.
• Wenn die Teilnehmerinnen mit dem Flugzeug anreisen müssen, wird die Reise wahrscheinlich weniger umweltfreundlich sein. 

Tipp: Wenn eine Workation im Ausland zu teuer und logistisch zu kompliziert ist, können Sie dieselben Vorteile einer Auslandsreise nutzen, indem Sie in ein schönes Urlaubsgebiet innerhalb des Landes wählen.  

 

Das perfekte Workation Hotel aussuchen 

Sobald Sie die oben genannten Faktoren berücksichtigt haben, ist es an der Zeit, einen Veranstaltungsort auszuwählen. 

Es gibt einige grundlegende Dinge, die Sie benötigen: 

• Genügend Kapazität für Ihre gesamte Gruppe  
  Vermeiden Sie es, Ihre Teams auf mehrere Veranstaltungsorte aufzuteilen. Auch wenn es rechtlich nicht verboten ist, Mitarbeiterinnen zu bitten, Räume zu teilen, sollte dies nach Möglichkeiten vermieden werden. Somit hat jeder einen privaten Raum und das Konfliktrisiko wird minimiert 
• Ausreichend Platz für die Zusammenarbeit 
  Es sollte mindestens ein Seminar- oder Besprechungsraum zur Verfügung stehen, in den Ihre gesamte Gruppe passt. Möglicherweise benötigen Sie auch kleinere Räume für Gruppenarbeit. Veranstaltungsorte, die sich auf die Durchführung von Workshops und Seminaren spezialisiert haben, können auch Materialien wie Flipcharts, Stifte und Notizblöcke zur Verfügung stellen.
• Zuverlässige WLAN-Verbindung
  Eine stabile Internetverbindung ist unverzichtbar. In manchen Regionen wird dies weniger problematisch sein als in anderen. Doch gerade, wenn Sie sich in eine ländliche Gegend begeben, sollten Sie die Konnektivität überprüfen und in Erwägung ziehen, Ihren eigenen mobilen Router mitzubringen.
• Gute Verpflegung
  Es gibt verschiedene Optionen, wie Sie die Verpflegung, während ihrer Workation können. Ihr Team wird jedoch ein Minimum an Frühstück, Mittagessen, Abendessen und Kaffee (mit Snacks) benötigen. Der Veranstaltungsort sollte idealerweise flexibel sein, sodass Sie an einigen Abenden in lokalen Restaurants außerhalb esse gehen können. Legen Sie fest, welche Mahlzeiten Sie an welchem Tag und zu welcher Uhrzeit benötigen. Vergewissern Sie sich zudem, dass der Veranstaltungsort in der Lage ist, alle Diätanforderungen zu erfüllen.
• Lage und lokale Infrastrukturen Möglicherweise möchten Sie ein Gleichgewicht zwischen einer völlig ländlichen und einer städtischen Umgebung finden. Wenn Sie vorhaben, außerhalb des Hotels zu Abend zu essen, dann ist es ideal, wenn Sie mehrere Restaurants zu Fuß erreichen können. Ebenso sollte Ihr Veranstaltungsort nicht zu weit von Aktivitäten, Flughäfen oder Bahnhöfen entfernt sein. 

Organisatoren müssen sich wahrscheinlich an mehrere Veranstaltungsorte wenden, bevor sie einen finden, der die meisten Kriterien erfüllt. Achten Sie darauf, dass Sie vollständige, aufgeschlüsselte Angebote in schriftlicher Form erhalten und sich die Buchung schriftlich bestätigen lassen, sobald Sie eine Entscheidung getroffen haben. 

 

Erstellung eines Zeitplans für die Workation 

Die Erstellung eines Zeitplans ist etwas, das die Organisatoren mit den jeweiligen Abteilungsleiterinnen ausarbeiten müssen. Sie haben vielleicht bestimmte Dinge, die sie in ihrem Team erreichen möchten und dafür bereits Workshops angedacht haben. Dennoch ist es wichtig, dass die Workation ein ausgewogenes Verhältnis zwischen Workshops und Geselligkeit aufweist. 

Hier sind einige Punkte, die es zu beachten gilt: 

• Jeder Tag soll mit einem Kick-off-Meeting für alle Mitarbeiter beginnen  In dieser täglichen Besprechung können Sie den Tagesplan durchgehen und alle logistischen Fragen klären. Es ist auch der ideale Zeitpunkt, um Aktualisierungen und kurzfristige Änderungen am Zeitplan mitzuteilen. 
• Beginnen Sie die Workation mit einer Präsentation der aktuellen Geschäftslage 
  Bitten Sie das Führungsteam, den Status des Unternehmens und die gemeinsamen Ziele für die Reise vorzustellen. Dies Session sollte verpflichtend für alle Mitarbeiterinnen sein.
• Stellen Sie sicher, dass alle Workshops gut vorbereitet sind
  Jeder Workshop sollte klare Ziele und vorbereitete Materialien haben. Es ist empfehlenswert, dass das Organisationsteam den verantwortlichen Workshopleitern zwei Wochen vor der Workation einen Reminder zur Vorbereitung zusendet. 
• Sorgen Sie für Unterhaltung und Teambildung
  Der prozentuale Anteil der Zeit, den Sie für teambildende Aktivitäten aufwenden, hängt von den Zielen Ihres Führungsteams ab. Die Abende sind jedoch in der Regel ideal, um lustige Aktivitäten zu planen. Beispiele hierfür sind Krimi-Dinner, Karaoke-Abende, Kochkurse oder Weinproben. Sie können auch einen ganzen Tag für eine lustige Aktivität einplanen, damit Sie das Tageslicht optimal nutzen und Ihre Umgebung genießen können.
• Rechnen Sie mit Verzögerungen und unerwarteten Ereignissen
  Selten verläuft eine Veranstaltung perfekt nach Plan. Wenn Sie jedoch zusätzliche Zeit einplanen, damit die Teilnehmerinnen bereit sind, zu essen, sich für Outdoor-Aktivitäten umzuziehen oder einfach von einem Ort zum anderen zu gehen, können Sie einen Zeitpuffer schaffen  

Kommunikation 

Einer der wichtigsten Aspekte bei der Planung einer erfolgreichen Workation ist eine gute Kommunikation. Organisatoren sollten die Details frühzeitig und regelmäßig kommunizieren. Auf diese Weise erreichen Sie die höchste Teilnahmequote und verhindern, dass auf der Reise etwas schief geht. 

Hier finden Sie einige nützliche Tipps, wie Sie Ihre Pläne für eine Workation kommunizieren können: 

• Einladungen sollten so früh wie möglich verschickt werden 
  Sorgen Sie dafür, dass die Teilnehmerinnen ihren Terminkalender frühzeitig blockieren. Es ist auch günstiger, Reisen und Unterkunft lange im Voraus zu buchen. 
• Alle Informationen sollten an einem Ort nachzulesen sein 
  Wir empfehlen, eine einzige Seite in Ihrem Intranet oder Wiki einzurichten, die alle wichtigen Informationen über die Workation enthält. Dazu gehören zunächst Datum, Ort, Reiseinformationen und die Kosten, die von der Organisation übernommen werden. Später kann die Seite auch einen vollständigen Zeitplan enthalten. 
• Kreieren Sie einen Hype um das Event 
  Neuigkeiten und regelmäßige Erinnerungen können in den Teambesprechungen mitgeteilt werden. Wenn die Organisatoren bei den meisten Besprechungen nicht anwesend sind, ermutigen Sie die Abteilungsleiterinnen, ihre Teams regelmäßig daran zu erinnern, sich anzumelden und vorzubereiten. 
• Networking kann vor der Veranstaltung gefördert werden 
  Während Sie den Hype für die Workation anheizen, können Sie Ihre Mitarbeiter dazu ermutigen, sich mit Hilfe Ihrer internen Networking-Tools auf das Socializing vorzubereiten. Wenn Sie noch keine hybriden oder remote-freundlichen Networking-Optionen haben, ist Mystery Coffee die ideale Lösung. So beziehen Sie auch Kolleginnen ein, die nicht an ihrem Off-Site teilnehmen.
• Einige Sachen können geheim bleiben
  Sie müssen nicht alles im Voraus verraten! Es könnte eine gute Idee sein, einige Details zwischen Ihnen und dem Managementteam geheim zu halten - sei es eine besondere Aktivität, die Sie geplant haben, oder einige Firmengeschenke, die Sie nach Ihrer Ankunft verteilen möchten. 

 

Was passiert nach einer Workation? 

Sie haben eine Workation geplant, die problemlos verlaufen ist, und die Rückmeldungen sind durchweg positiv.  

Wie geht es weiter? 

Hier finden Sie einige Ideen für die Nachbereitung von Workation-Ergebnissen: 

• Feedback sammeln 
  Holen Sie die ersten Gedanken und Meinungen der Teilnehmer ein. Was hat ihrer Meinung nach besonders gut funktioniert? Was würden sie beim nächsten Mal anders machen wollen? 
• Bewertung des langfristigen Erfolgs der Initiative 
  Sprechen Sie 3-6 Monate nach der Veranstaltung mit den Führungskräften. Haben sie das Gefühl, dass die Workation einen langfristigen Einfluss auf die Zusammenarbeit ihres Teams hatte? Verwenden sie immer noch die Dokumente und Strategien, die aus den Workshops entstanden sind? 
• Feedback an Anbieter und Partner 
  Wenn Sie überlegen, den Veranstaltungsort oder Aktivitäten nochmals zu nutzen, stellen Sie sicher, dass Sie mit ihnen in Kontakt bleiben und gute Beziehungen aufbauen. 
• Ermutigen die Teilnehmer dazu, miteinander in Kontakt zu bleiben 
  Sorgen Sie dafür, dass die Förderung der Unternehmenskultur nicht endet, wenn alle wieder zu Hause sind. Machen Sie es Ihren Mitarbeiterinnen leicht, Kontakte zu knüpfen und fördern Sie abteilungsübergreifende Kontakte mit Programmen wie Mystery Lunch.
• Planung Ihrer nächsten Veranstaltung
  Warten Sie nicht zu lange, bis Sie mit der Planung der nächsten Workation beginnen - denken Sie daran, dass die Vorbereitung einer großen Veranstaltung bis zu 9 Monate dauern kann! 

Vergessen Sie nicht, dass Sie jederzeit unsere kostenlose Checkliste zur Planung Ihrer Workation verwenden können.
Wir wünschen Ihnen viel Erfolg, und teilen Sie uns mit, wie es läuft! 

* Aus Gründen der Lesbarkeit wurde im Text abwechselnd die männliche und weibliche Form gewählt, nichtsdestoweniger beziehen sich die Angaben immer auf Angehörige beider Geschlechter 

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